Nexus ERP

Gestionare aprobari

Aprobari pentru validarea unui document

Pentru a genera aprobari la validarea unui document, se creeaza constructori de aprobari in modulul in cauza, de exemplu, modulul Parteneri .
In modul, in tab-ul Aprobari se vizualizeaza constructorii de aprobari existenti in baza de date. 
Asupra unui constructor de aprobari se pot efectua actiunile: adaugare, modificare, stergere.

aprob_AddConstr

Pentru un constructor de aprobari, se completeaza urmatoarele date:
  • Explicatie - titlu definitoriu al aprobarii (Ex: Aprobare partener la validare)
  • Tip
    • Automat - aprobarea se genereaza automat pentru utilizatorii stabiliti la validarea documentului 
    • Declansator - aprobarea se genereaza pentru utilizatorii stabiliti in cazul in care functia configurata se evalueaza la valoare adevarata (Ex: parteneri cu termen de plata necompletat)
  • Utilizatori 
    • Operatii de adaugare, modificare direct in grid-ul care afiseaza datele, stergere
    • Se pot adauga mai multe nivele de aprobare cu prioritate diferita; pentru fiecare nivel se poate stabili unul sau mai multi utilizatori
    • Nivel - nivelul de aprobare al fluxului de aprobare si se completeaza cu un numar mai mare sau egal ca 0; cel mai prioritar nivel este 0
    • Explicatie - descriere a nivelului de aprobare (Ex: juridic, contabilitate, comercial)
    • Utilizatori - utilizatorii care se asociaza cu nivelul de aprobare
    • Activitati - activitati ce trebuie efectuate de catre utilizatorii asociati nivelului inainte de aprobarea acestuia
In fereastra de editare a unui document, butonul de Validare poate avea urmatoarele stari:
  • Generez aprobari - documentul nu este validat si pentru modulul curent exista constructori de aprobare
  • Validez  - documentul nu este validat
    • pentru modulul curent exista constructori de aprobare si toate nivelele fluxurilor de aprobare au fost aprobate de utilizatorii supervizori
    • pentru modulul curent nu exista constructori de aprobare
  • Devalidez - documentul este validat
In momentul generarii unei aprobari, utilizatorii de pe nivelurile stabilite sunt anuntati printr-un mesaj intern.

Aprobari pentru devalidarea/stergerea unui document

Aprobarile pentru devalidarea/stergerea unui document se genereaza in cazul in care utilizatorul nu are drept de devalidare/stergere in modulul in cauza. Astfel, la apasarea butonului de Devalidare/Stergere apare o fereastra cu utilizatorii care au drept de devalidare/stergere asupra modulului curent.

aprob_SelUsr

Se aleg utilizatorii supervizori care sa confirme aprobarea de devalidare/stergere si se apasa butonul Salvez.

Gestionarea aprobarilor generate pentru actiunile de validare, devalidare sau stergere

Aprobarile generate pentru actiunile de validare, devalidare sau stergere pot fi gestionate din fereastra de editare a documentului sau din modulul Aprobari din meniul Instrumente.

Dupa generarea aprobarilor pentru validarea documentului, documentul este blocat la modificare. In cazul in care utilizatorul doreste sa mai modifice date in document si are drept de stergere a aprobarilor in modulul curent, acesta poate sa selecteze din tab-ul Aprobari un anumit flux de aprobare sau se pozitioneaza pe inregistrarea Aprobari active pentru a sterge fluxul de aprobare/toate aprobarile active ale documentului. Documentul este deblocat pentru modificare in momentul in care nu mai are aprobari asociate.

aprob_StDinDoc

O aprobare poate fi confirmata in cadrul documentului din tab-ul Aprobari sau in modulul Aprobari din meniul Instrumente,  de catre utilizatorii care sunt stabiliti in nivelele de aprobare.

Pentru aprobarea unui anumit nivel de aprobare este obligatoriu sa fie aprobate toate nivelele mai putin prioritare ca el, adica mai mari ca nivel.
Spre exemplu, pentru fluxul de aprobare "Aprobare validare parteneri" care are trei nivele: 0 - Juridic, 1 - Contabilitate, 
2 - Comercial, nivelele pot fi aprobate in ordinea:
  • 2 - Comercial
  • 1 - Contabilitate
  • 0 - Juridic.
Nivelul 1 nu poate fi aprobat in cazul in care nivelul 2 nu este aprobat, respectiv nivelul 0 nu poate fi aprobat in cazul in care nivelul 1 nu este aprobat.

Pentru ca un nivel de aprobare sa fie aprobat este suficient ca un singur utilizator din utilizatorii asociati nivelului sa aprobe acel nivel.

In fereastra Setari generale, tab-ul Aplicatie din meniul Instrumente, exista setarea "Validare automata document la aprobarea completa a fluxurilor de aprobari", care stabileste modul de validare a documentelor care trebuie verificate prin aprobari.
Astfel, in cazul in care setarea specificata mai sus este stabilita la valoare adevarata, la aprobarea nivelului 0 al ultimului flux de aprobare neaprobat complet, documentul se valideaza automat.

Asistent de stergere a istoricului de aprobari

aprob_StDinDoc

In modulul Aprobari, aprobarile din istoric pot fi sterse prin intermediul unui asistent in care se stabileste data limita de stergere si optiunea de a pastra ultimele aprobari generate pentru documente, in cazul in care ultimele aprobari au fost introduse in in istoric pana la data limita stabilita.

Drepturi specifice pentru constructori aprobari si aprobarile generate

  • In fiecare modul
    • Adaugare constructori aprobari
    • Modificare/Stergere constructori aprobari
    • Vizualizare aprobari ale altor utilizatori
  • In modulul Aprobari 
    • Vizualizare aprobari ale altor utilizatori
In modulul Aprobari din Instrumente, aprobarile altor utilizatori se vizualizeaza in functie de dreptul pentru modulul Aprobari, al utilizatorului logat, de a vizualiza aprobarile altor utilizatori.