Comenzi de la clienti

Operații în fereastra principală a modulului:

• Adaug - se adaugă un articol nou;
• Adaug prin copiere - se adaugă un articol nou prin copiere;
• Deschid - Deschid înregistrarea curentă;
• Anulez - se anulează documentul curent;
• Șterg - Șterg înregistrarea curentă;
• Raport rapid - Previzualizare date afișate pe ecran;
• Rapoarte customizate - Oferă posibilitatea vizualizării rapoartelor existente și configurararea unora noi(Borderou comenzi, Centralizator produse pe comenzi, Comenzi de la clienți - Formular, Comenzi de livrat, Comenzi neonorate, Confirmări de primire, Listă centralizare comenzi clienți, Listă comenzi, Situație componente comenzi, Situație produse comenzi, Status comenzi la dată).

Opțiunea Configurare rapoarte deschide o nouă fereastră cu următoarele taburi:

- Câmpuri: acest tab oferă posibilitatea ascunderii, ordonării, adăugării unor noi câmpuri precum și configurării avansate a coloanelor. În urma adăugării și eliminării de câmpuri din cadrul raportului este necesară accesarea butonului Configurare avansată coloane pentru a seta dimensiunile noilor coloane de pe raport, conform necesității. Butonul de Configurare avansată coloane deschide o nouă fereastră cu setări ale coloanelor rapoartelor. În cadrul acestei ferestre se regăsesc instrucțiuni (pentru a redimensiona câmpurile trageți de linia despărțitoare dintre coloane spre stânga sau spre dreapta, pentru a rearanja câmpurile pe raport poziționați-vă pe capul de tabel al coloanei pe care doriți să o rearanjați și trageți de ea până în poziția dorită, pentru a schimba denumirea unui câmp din raport poziționați-vă pe linia ”Denumire” și modificați valoarea corespunzătoare coloanei dorite, pentru a modifica alinierea unei coloane, poziționață-vă pe linia ”Aliniere”, la coloana dorită și modificați valoarea acesteia (<- stânga, >< centrat, -> dreapta), pentru a suma valorile unui câmp din raport setați bifa de total corespunzătoare coloanei dorite (în cazul în care un câmp nu permite total, bifa nu poate fi setată din interfață);

- Filtre/ Grupări/ Ordonări: pentru a facilita vizualizarea informațiilor de interes, s-au pus la dispoziție filtrări, grupări și ordonări de câmpuri. În situația în care există foarte multe informații, iar acestea se doresc a fi filtrate, pot fi utilizate filtrele puse la dispoziție de aplicației. Utilizatorul poate introduce mai multe filtre legate de același câmp în același timp, însă nu se poate introduce același filtru de mai multe ori. Spre exemplu în raportul Borderou comenzi există posibilitatea filtrării după Adresă de încărcare, Adresă de livrare, Autovehicul delegate, Centru de profit, Clasificare, Client, Comandă fermă, Comandă închisă, Dată comandă, Dată închidere, Dată livrare, Data livrării, Delegat, Denumirea adresă de încărcare, Denumire adresă de livrare, Deviz, Facturare cu taxare inversă, Gestiune, Greutate totală, Identificator, Lățime totală, Masă netă totală, Mod de plată, Nr. comandă, Nume distribuitor, Observații, Onorat (cantitate %), Onorat (valoare %), Persoană, Pregătire comandă, Procent avans minim comandă fermă, Program target, Rezervare marfă pe stoc, Ruta de transport comandă, Stare comandă, Stare livrare, Sursă marketing, Total carbohidrați (g), Total fibre (g), Total grăsimi (g), Total kcalorii, Total proteine (g), Valabilitate, Valoare comandă, Valoare onorată, Volum total, Zile limită. Pe lângă posibilitatea filtrării, mai există posibilitatea grupării și a ordonării, ordonare care poate fi ascendentă sau descendentă. ;

- Setări: fiecare raport are caracteristice anumite setări care pot fi modificate în funcție de modul în care se dorește a fi afișat (de exemplu Perioada- Fixă, Dinamică, incluzând perioada curentă, Dinamică, excluzând perioada curentă; Afișare filtre- Consecutiv, Unul sub altul; Orientare pagină- Portrait, Landscape);

- Texte: în pagina de texte a unui raport se regăsesc mai multe câmpuri: Text expediere raport prin e-mail (în situația în care raportul curent este trimis pe e-mail, textul acestuia poate include anumite observații relevante pentru destinatar), Text suplimentar antet/subsol raport, Semnături de introdus pe raport (acestea pot conține un text liber sau pot fi preluate din lista de persoane aflate în funcțiile de conducere (din nomenclatorul de societăți). Aceste persoane se selectează utilizând săgeata din dreptul fiecărui câmp (vor fi afișate aici toate persoanele și funcția setată în nomenclator societate)

- Afișare/ Tipărire: în acest tab se regăsesc opțiuni care permit personalizarea marginilor raportului, a numelui, a dimensiunii fontului cum ar fi: Margini rapoarte (inch), Afișare/tipărire raport, Opțiuni avansate.

- General: pagina General permite modificarea denumirii, grupării și a nivelului de confidențialitate al unui raport. În cazul în care modulul are foarte multe rapoarte, există posibilitatea de a le grupa în mai multe categorii utilizând câmpul Grupare. Nivelul de acces al utilizatorilor la rapoarte se stabilește pentru fiecare utilizator în parte în cadrul nomenclatorului de Utilizatori (0 nivel maxim; 255 nivel minim). Rapoartele pot fi arhivate automat la validare, aceleași tipuri de rapoarte pot fi trimise automat prin e-mail, pot fi salvate ca atașament la validare, raport de tip centralizare, semnătura digitală poate fi inclusă, poate fi accesibil online, utilizatorul are posibilitatea de a selecta un raport pentru tipărirea pe verso primei pagini, pot fi selectate multiple coduri de rapoarte pentru listarea la sfârșitul raportului curent.

• Asistent: -se deschide una dintre procedurile de asistență din meniul asociat (Import prin protocolul Importex-acesta presupune configurarea unui format de import, selectarea unui fișier excel care urmează a fi importat și procesarea datelor; Anularea unei sesiuni de import Importex-anulează datele importate anterior; Generare facturi pentru comenzile ferme neonorate- asistent care după selectarea gestiunii, a datei, a contului și a seriei caută produsele din comenzile neonorate, Generare aprobare livrare- găsește comenzile care sunt de aprobat, este un asistent de generare aprobare livrare comenzi ferme, Schimbă gestiunea comenzilor- asistent care schimbă gestiunea comenzii după selectarea criteriilor de filtrare și anume Perioada, Gestiunea actuală și Gestiunea nouă, Generare comenzi de planificare targete- asistent generare comenzi conform targetelor planificate și a rutelor de transport, acest asistent implementează funcția de generare automată a comenzilorcare vor fi generate conform targetelor planificate pe clienti și a rutelor de transport selectate, Generare avize pentru comenzile ferme neonorate- asistent de generare al avizelor de însoțire din comenzi neonorate, Generare bon fiscal pentru comenzile ferme neonorate- asistent de generare al bonurilor fiscale din comenzi neonorate, Închidere comenzi- această operațiune va închide automat toate comenzile neînchise din perioada selectată).

• Import: se importă un fișier excel, fișier în care se poate selecta tipul, gestiunea, agentul de vânzare, data, seria și codul contului.
• Export: se deschide procedura de export a datelor.
• Refresh: se aduc din nou datele pe ecran.
• Favorite: se adaugă în lista de module favorite pentru a fi accesate din Pagina Mea sau în lista de module inițiale (Adaug la favorite, Adaug la StartUp).
• Închid: se închide fereastra curentă.

În partea dreaptă a modulului sunt întâlnite opțiuni cu ajutorul cărora se pot trimite mailuri la aprobare, se poate seta ca aprobarea să fie automată, opțiuni cu ajutorul cărora se afișează valori incluzând TVA, se selectează modul de rezervare comenzi la validare (Fără, Manual, Automat), dacă se alege Manual comenzile vor avea bifată opțiunea de rezervare, dar rezervarea stocului se va face manual de către utilizator; dacă se alege Automat atunci programul va rezerva automat stocul disponibil la validarea comenzilor. Alte opțiuni întâlnite: Imprim. dep. bon comandă, opțiuni care permit suplimentarea cantității la onorarea comenzii, poate fi selectată gestiunea de import comandă EDI, poate fi selectat un cont al produselor pentru import comandă EDI, pot fi incluse comenzile de clienți ferme nefacturate în limita de creditare, poate fi completat agentul implicit pentru procedura de import din alte aplicații, se poate asocia un utilizator SFA, se poate prelua automat data curentă la adăugarea documentelor noi (numa dacă aceasta este în sesiunea selectată), se poate permite facturarea comenzilor pentru care nu a fost aprobată livrarea, opțiuni care permit selectarea câmpurilor din dreptul Imprim. coduri WMS livrări, Imprim. dep. WMS livrări, Cod client generic comandă, opțiuni care permit ca la adăugarea simplificată să fie aduse doar produse cu preț definit în listele de preț, opțiuni care verifică dacă la validarea documentului promoțiile au fost aplicate, dacă opțiunea Autovehicule asociate delegatului este bifată atunci în controlul Autovehicul delegat vor fi afișate doar mașinile asociate delegatului selectat, însă dacă această opțiune nu este bifată, vor fi afișate toate mașinile existente în nomenclator; aici sunt întâlnite și opțiuni cu ajutorul cărora se afișează grupările în tree-ul din partea stângă a modulului, se setează modul de redimensionare al coloanelor, fie se redimensionează automat în funcție de lățimea monitorului, fie apare scroll, se poate stabili nivelul logului de operare asupra documentelor (de bază, avansat, detaliat), se poate stabili blocarea sesiunii de lucru doar pentru modulul în cauză și pot fi configurate setările privind operațiunile salvate în log-ul de operare.

Pe lângă aceste opțiuni mai există posibilitatea prefiltrării după Agent vânzări, Pregătire, Beneficiar, Clasificare, Proiect, Gestiune, Delegat, Autovehicul delegat, Număr zile afișare comenzi închise, a grupării după Agent vânzări, Autovehicul delegat, Clasificare, Client, Cursă, Dată doc., Dată închidere, Dată livrare, Delegat, Gestiune, Mijloc de transport (planificare), Pregătire, Proiect, Șofer (planificare), Stare, Stare livrare, User creare, User modificare, a generării de avertizări și aprobări.

În colțul din dreapta sus există o rotiță pentru configurarea coloanelor afișate în modul, a liniilor afișate în pagina de detalii, precum și pentru reîncarcarea coloanelor implicite în modul.

Prin apelarea butonului Adaug se va deschide o nouă fereastră în care pot fi completate următoarele câmpuri:

- - Tip document: se alege tipul documentului (Comandă client, Deviz lucrări);

- Serie*: se alege seria carnetului introdus în prealabil în Nomenclatoare - Administrare - Carnete, pe tipul de document ales;

- Număr: numărul se va incrementa automat la validarea documentului;

- Data*: se completează cu data comenzii primită de la clienți, fiind permise doar valori ale datei din sesiunea curentă a programului;

- Scadența: se completează numărul de zile până la data scadentă;

- Gestiune*: se completează cu numele gestiunii produselor/ serviciilor, nume ales din nomenclatorul de gestiuni;

- Agent vânzare: se completează cu numele agentului de vânzări, nume ales din nomenclatorul de personal;

- Beneficiar: e completează cu numele beneficiarului, nume ales din nomenclatorul de parteneri;

- Delegat: se completează cu numele persoanei de contact, nume ales din nomenclatorul de delegați;

- Autovehicul delegat: se alege numărul autovehiculului persoanei delegate pentru livrarea produselor;

- Dată livrare: se completează cu data de livrare a produselor din comanda de client;

- Adresă de livrare: se completează cu numele adresei de livrare, selectat din lista adreselor de livrare a partenerilor;

- Deviz: se alege devizul în care este exprimată comanda;

- Stare comandă: se va completa automat starea comenzii (aprobată, neaprobată, fermă). Acest câmp este needitabil;

- Dată închidere comandă: se completează cu data la care se va inchide comanda;

În tab-ul Produse există următoarele operații:

- Operații: Operații suplimentare (Deschid modul, Adaug articol nou - Blank, Adaug articol nou prin copiere, Salvez și adaug articol nou - Blank, Salvez și adaug articol nou prin copiere, Salvez și închid, Salt la precedentul articol, Salt la următorul articol);

- Salvez: se salvează modificările realizate în fereastra curentă;

- Validez: se validează documentul curent;

- Renunț: se anulează modificările realizate în fereastra curentă;

- Adaug: se adaugă un articol nou (Articol, Articol - simplificat, Articol antecalcul, Din comandă, Import, Din ofertă, Prin asistent calcul suprafață, Componente asamblare). Dacă se apelează Articol - simplificat, se va deschide o nouă fereastră în care poate fi căutat un articol doar prin introducerea denumirii sau a codului extern. Fereastra poate fi redeschisă după adăugarea produsului, pot fi aduse produse fără stoc, poate fi adăugată automat o linie cu cantitatea 1 la scanare cod. Prin apelarea butonului Adaug - Din comandă, se va deschide o nouă fereastră care va permite căutarea articolelor adăugate într-o comandă anterioară după selectarea perioadei și a clientului. Apelarea comenzii Adaug - Din ofertă, deschide o nouă fereastră care permite căutarea produselor din ofertă după selectarea perioadei și a contului produselor;

- Deschid: se deschide înregistrarea curentă;

- Șterg: se șterge înregistrarea curentă;

- Raport rapid: se previzualizează datele afișate pe ecran;

- Rapoarte customizate: se oferă posibilitatea vizualizării rapoartelor existente și configurarea unora noi (Acord de încărcare, Centralizator produse pe comenzi, Comandă internă, Comandă internă cu detalii, Comenzi de la clienți- Formular, Ofertă client, Proformă);

- Cod bare: buton pentru tipărirea codurilor de bare;

- Aprobare: această procedură aprobă comanda, completând gestiunea, clientul, precum și un eventual avans minim;

- Confirmă: această procedură confirmă comanda, aceasta devenind fermă;

- Respingere: această procedură refuză comanda și trimite un email cu textul refuz și anulează comanda;

- Generare documente: buton rapid pentru generarea documentelor (din această fereatră poate fi realizată Factura clientului, poate fi generat Procesul verbal de asamblare, se poate Trimite în lansare producție, se poate Trimite în plan producție și se poate genera o Intervenție).;

- Rezervări: după validarea documentului se permite rezervarea stocului;

- Aprobare livrare: această procedură aprobă livrarea comenzii;

- Anulez confirmare comandă: această procedură anulează operațiunea de confirmare comandă;

- Închidere: această procedură închide comanda online;

- Export: se deschide procedura de export a datelor;

- Închid: se închide fereastra curentă;

În tab-ul Opțiuni pot fi completate următoarele câmpuri:

- Identificator: se completează identificatorul comenzii;

- Proiect: se alege proiectul din care face parte comanda;

- Rută transport: se completează cu numele rutei de transport, nume ales din nomenclatorul de rut;

- Program target: se completează cu numele programului target, nume ales din nomenclatorul de programe;

- Pregătire: se completează cu numele persoanei ce pregătește comanda, nume ales din nomenclatorul de personal;

- Adresă de încărcare: se completează cu adresa de livrare unde vor fi livrate produsele din comandă;

- Avans minim comandă fermă: se completează cu valoarea avansului minim din comanda fermă;

- Valabilitate: se completează cu data de expirare a contractului;

- Facturare cu taxare inversă: se va bifa dacă factura este cu taxare inversă;

- Rezervare marfă pe stoc: se va bifa dacă se dorește rezervarea mărfii pe stoc;

- Mod de plată: se completează modul prin care este efectuată plata;

- Status cântărire WMS: se selectează statusul pentru cântărire în WMS;

- Cursă: se adaugă o cursă, completând codul, denumirea, interval plecare/sosire și data de livrare a comenzii;

- Sursă marketing: se adaugă sursa de marketing completând codul intern, denumirea și bugetul;

- Distribuitor/ Recomandare: se completează cu numele emitentului comenzii, doar în cazul în care factura a fost emisă de distribuitor sau de un terț în numele furnizorului. Numele este ales din nomenclatorul de parteneri;

- Curier: se alege furnizorul de servicii de curierat;

În tab-ul Observații se completează cu observații primite de la clienți în cadrul comenzilor.

În tab-ul Detalii produse comandă/ Onorat până în prezent apar comenzile care au fost onorate.

În tab-ul Facturi în avans/ Încasări în avans apar facurile și încasările în avans.

În tab-ul Rezervări apar comenzile cu stocuri rezervate.

În colțul din dreapta sus există o altă rotiță pentru configurarea afișării câmpurilor. Capul de tabel al paginii de configurare conține: Denumire, Denumire inițială, Afișare, Blocat adăugare, Blocat modificare, Protejat, Obligatoriu, Coloana, Linia, Copie, Focus, Pagină.

- Obligatoriu: se poate seta dacă este obligatorie completarea valorii unui câmp la salvare;

- Pagină: antetul și paginile documentului;

- Coloane: fiecare pagină poate conține până la 5 coloane (numerotate de la 1 la 5);

- Linia: ordinea/indexul în care apare câmpul pentru editare în cadrul coloanelor;

- Copiere: permite copierea valorii câmpului respectiv la adăugarea prin copiere a documentelor;

- Procent: se setează cât la % să apară din lățimea inițială a câmpului.