Nexus ERP

Configurare Nexus pentru sistem EDI (Electronic Data Interchange)


    Transferul electronic de date (abreviat EDI după Electronic Data Interchange ) este o tehnologie care facilitează transferul de date între doi parteneri de afaceri fără a mai utiliza suportul de hârtie și serviciul de mesagerie. Datele se prezintă sub un format XML și respectă anumite standarde aceeptate la nivel international.

    Tehnologia EDI este folosită din ce în ce mai des de companii internaționale, în principal datorită avantajelor majore pe care le aduce în colaborarea cu anumite lanțuri de magazine (Carrefour, Auchan, Dedeman, Cora, Billa, Hornbach, Leroy Merlin, Profi).

    EDI este cel mai des întâlnit în marile lanțuri de International Key Accounts (IKA). Acestea solicită partenerilor și furnizorilor să integreze în relația cu ei sisteme de tip EDI. Documentele standard, care se utilizează în activitatea de zi cu zi în relația cu partenerii pot fi transferate între sisteme informatice diferite, cu minim de intervenție umană, automatizând astfel procesele și fluxurile de informație.

    Aplicatia Nexus ERP a fost dezvoltată în sensul includerii funcționalității de export/import a documentelor în formatul XML cerut de client.

    Există în momentul de față în Nexus posibilitatea de export în diferite formate:

    1. DocXchange (factura client) Firma procesatoare: Doc Process SRL
    2. EDInet (comanda client și factură client) Firma procesatoare: Direct Consulting & Advertising SRL
    3. Expert Supplier (factura client, aviz client, comanda client) - Firma procesatoare: Expert Software SRL
    4. TECNET (comanda client) - Firma procesatoare: COMTEC NET SRL
    5. Nexus (comanda client și factura client): folosit exclusiv între partenerii utilizatori de NexusERP, direct, fără un procesator care intermediază transferul de informații.

    I. Setări ce trebuiesc facute în Nexus pentru a exporta documente (facturi sau avize client) în format XML dorit de client:

    1. Nomenclatoare-Functionale-Mesaje EDI
    2. Se adaugă un articol având următoarele date completate:

      • Direcție: Export (Factura client) ;
      • Format: se alege tipul documentului și formatul dorit, conform cerinței partenerului;
      • Protocol: tipul salvării fișierului XML: file (pe disc), ftp, sftp, ftps, http, https;
      • Cale fișier: calea fișierului de pe Serverul de baze de date NexusERP în care se vor exporta/importa documentele XML;
      • Masca fișier: se va completa cu o masca de fișier (sa se importa doar anumite documente, cu o anumita extensie);
      • Utilizator: se va completa cu utilizatorul, în cazul în care este nevoie de o autentificare pe FTP;
      • Parola:se va completa cu parola, în cazul în care este nevoie de o autentificare pe FTP;
      • Se bifează obligatoriu opțiunea Activ pentru a deveni funcțional acest articol.
    1. Nomenclatoare-Functionale - Parteneri
    2. Se deschide partenerul cu care interacționăm, în pagina Internet și la câmpul Mesaje EDI pentru export se alege formatul EDI configurat la pasul 1.

    1. Configurarea adreselor de livrare pe parteneri
    2. Fiecare adresa de livrare are în sistemul EDI o coordonată precisă, identificată printr-un cod unic GLN (Global Location Number - Numar de locație global).

      Astfel, devine obligatorie adăugarea de adrese de livrare pe parteneri, care vor trebui adăugate pe fiecare document ce se dorește exportat (factura client).

    1. La validarea documentului (factura client), Nexus va exporta în locația data un document de tip XML cu toate datele necesare, pentru a putea fi importat in sistemul EDI al partenerului.

    II. Setări ce trebuiesc facute în Nexus pentru a importa documente în format XML (Comanda client):

    1. Nomenclatoare-Functionale-Mesaje EDI
    2. Se adaugă un articol având următoarele date completate:

      • Direcție: Import (Comanda Client);
      • Format: se alege tipul documentului și formatul dorit, conform cerinței partenerului;
      • Protocol: tipul salvării fișierului XML: file (pe disc), ftp, sftp, ftps, http, https;
      • Cale fișier: calea fișierului de pe Serverul de baze de date Nexus din care se vor importa documentele XML;
      • Masca fișier: se va completa cu o masca de fișier (sa se importa doar anumite documente, cu o anumita extensie);
      • Utilizator: se va completa cu utilizatorul, în cazul în care este nevoie de o autentificare pe FTP;
      • Parola:se va completa cu parola, în cazul în care este nevoie de o autentificare pe FTP;
      • Se bifează obligatoriu opțiunea Activ pentru a deveni funcțional acest articol.
    3. Instalarea serviciului Nexus Tasks - care se ocupă de importul în baza de date a acestor fișiere.
    4. Configurarea unei programări care sa verifice dacă sunt documente de importat: Setari Generale-Activități programate. Se setează o frecventa de minim 15 minute, pentru a importa în timp util eventuale documente sosite.
    1. Atașarea și activarea programării adăugate la punctul 3 în pagina Import documente EDI din Setări Generale-Activități programate.
    1. Setarea conturilor și a gestiunii aferente produselor importate
    2. Gestiunea de intrare se setează în opțiunile modulului Facturi Furnizori (bara verticală din dreapta).

    Contul contabil pe care se va efectua importul este configurabil și se setează în funcție de nevoi. Astfel, contul pe care se va face importul este contul setat ca prioritar pe clasa produsului.

    Setarea unui cont ca fiind prioritar se face din fereastra de modificare a clasei, din pagina Conturi, apelând comadna Setează ca prioritar (poziționat fiind pe contul dorit).

    Astfel, la intervalul de timp setat în programare Nexus ERP va verifica dacă sunt documente de importat. Dacă există documente ce au o structură corectă, acestea vor fi importate în baza de date în modulul Ieșiri-Management Vanzari-Comenzi de la clienți. Fișierele importate cu succes vor fi mutate automat din folderul inițial într-un folder denumit Importate (se creeaza automat la primul import cu succes). Dacă există erori în fișierul XML din anumite motive (produse inexistente în baza de date, de exemplu),acest fișier va fi mutat într-un folder Neimportate (creat automat la primul import nereușit).

    Se pot vizualiza sau transmite automat pe email eventuale erori care au apărut la importul de fișiere.

    Mesajele se pot vizualiza în Instrumente-Activități programate-Erori generate.