Nexus ERP

Contracte prestari servicii

Modulul oferă posibilitatea de a înregistra și de a urmări contractele de prestări servicii, evidenta pe contracte în lei și devize a facturilor emise, urmărirea sumelor ce urmează a se factura către clienți, generare automată de facturi conform ratelor din contracte, calcul penalizări conform schemelor de penalizare plată atașate fiecărui contract.

Contracte prestari servicii - modul

Funcționalități de bază

Câmpuri disponibile pentru afișare în fereastra principală: Tip, Nr. contract, Dată contract, Dată finală, Client, Gestiune, Agent, Delegat, Clasificare, Valoare totală, Status Contract, Status facturare, Deviz facturare, ID gestiune, PL gestiune, Punct de lucru, Seria documentului, ID carnet, Nr document, Sufix nr. document, Zi facturare, ID client, ID agent, PL agent, ID delegat, PL delegat, PL clasificare, ID clasificare, PL schemă penalizare, ID schemă penalizare, PL deviz, ID deviz, ID zonă, PL zonă, Zonă comercială, Adresă partener, În curs de aprobare, Clasa discount, Sold, Localitate, Valoare contract, Data suspendării, Contract activ, Contul debitor, Valid, Anulat, Data creării, User creare, Data modificării, User modificare, Id.

Contracte prestari servicii - configurare

Posibilitate grupare după: Localitate, Client, Gestiune, Clasificare, Agent, Data contract, Tip, Status Contract, Status facturare, Deviz facturare, Seria documentului, User creare, User modificare.

Contracte prestari servicii - grupari

Posibilitate filtrare după: Contul debitor, Zona comercială, Tip, Gestiune, Agent, Client, Adresă, Clasificare, Status Contract, Status facturare, Deviz facturare.
Se pot aplica filtre prin accesarea meniului din dreapta sau direct pe coloana selectată:

Contracte prestari servicii - prefiltrare

Operații în fereastra principală a modulului:

  • Adaug - Adaugă un articol nou;
  • Adaug prin copiere - Adaugă un articol nou prin copierea informațiilor legate de tipul de serviciu, gestiune;
  • Deschid - Deschid înregistrarea curentă;
  • Anulez - Anulez document curent;
  • Șterg - Șterg înregistrarea curentă;
  • Raport rapid - Previzualizare date afișate pe ecran;
  • Rapoarte customizate - Oferă posibilitatea vizualizării rapoartelor existente și configurararea unora noi;
  • Asistent - Deschide una din procedurile de asistență din meniul asociat;
  • Facturare și încasare - Se creează o factură sau o încasare direct la facturile emise pentru un client selectat;
  • Refresh - Aduc din nou datele pe ecran;
  • Import – Import de contracte sau de prețuri prin procedura Importex;
  • Export - Se deschide procedura de export a datelor;
  • Favorite - Adaug în lista de module favorite pentru a fi accesate din Pagina Mea sau în lista de module inițiale;
  • Închid - Închid fereastra curentă.

Configurări-opțiuni

Contracte prestari servicii - optiuni

  • Afișare contracte inactive - Afișare contracte inactive (doar pentru admin);
  • Cont casă pentru chitanțe – Cont implicit 5311;
  • Cont garanție – Cont implicit 2678;
  • Cont implicit contract prestări servicii - Cont implicit contracte prestări servicii (doar pentru admin);
  • Facturare pe tipuri de servicii - Se facturează contractele în funcție de tipurile de servicii (doar pentru admin);
  • Afișează grupări în stânga - Afiseaza gruparile in tree-ul din partea stanga a modulului (doar pentru admin);
  • Redimensionare automată coloane - Se setează modul de redimensionare a coloanelor, fie se redimensionează automat în funcție de lățimea monitorului, fie apare scroll (doar pentru admin);
  • Nivel log operare - Stabilire nivel log operare asupra documente: de bază, avansat, detaliat (doar pentru admin);
  • Sesiune blocată la modificari - Stabilire blocare sesiune de lucru doar pentru modulul în cauză (doar pentru admin).

Avertizări - Permite generarea de avertizări (doar pentru admin). De exemplu, atenționare cu privire la contractele expirate

Contracte prestari servicii - avertizari

Contracte prestari servicii - avertizari pe ecran

Aprobări - Permite generarea de aprobări (doar pentru admin), acestea putând fi vizualizate în meniul Instrumente-Aprobări

Contracte prestari servicii - aprobari

Contracte prestari servicii - aprobari2

Operare date

  • Adăugarea, modificarea sau ștergerea datelor este permisă utilizatorilor ce au drept de scriere în modul și numai în sesiunile deblocate;
  • Avansarea în fereastră de la un câmp la altul se face cu tasta [TAB], iar întoarcerea la un câmp anterior se face cu [SHIFT-TAB].

Linii aferente contractului

  • Tip document - Se alege tipul contractului de prestări servicii: Abonament autobuz, Cablu TV, Chirie, Service, Întreținere, Pază, Salubritate, CM Service, Monitorizare, Intervenție, Ctr. Patrulare, Transp. Valori, Prestări servicii;
    Tastati pentru activare meniu selecție.
  • Client - Se completează cu numele clientului, ales din nomenclatorul de parteneri;
    Selectarea partenerului se poate face selectând din listă denumirea existentă deja, sau se poate adăuga un partener nou fără a fi necesară apelarea modulului Nomenclatoare-> Parteneri;
  • Contracte prestari servicii - inserare parteneri

  • Deviz facturare - Se alege numele devizului în care este exprimată valoarea contractului de prestări servicii;
  • Sfârșit - Se completează data de încetare a contractului de prestări servicii;
  • Grup ofertă - Se alege grupul de discount acordat (partenerul este integrat într-un grup căruia i se atribuie un discount raportat la anumite criterii);
  • Delegat - Se completează cu numele delegatului, ales din nomenclatorul de delegați;
  • Serie - Se alege seria carnetului introdus în prealabil în Nomenclatoare-Administrare-Carnete pe tipul de document ales, numărul incrementându-se automat la validarea documentului;
  • Data - Se completează cu data contractului de prestări servicii;
  • Agent de vânzare - Se completează cu numele agentului de vânzări, ales din nomenclatorul de personal;
  • Cont - Se completează simbolul contului din balanța de verificare;
  • Contract activ - Se va bifa în situația în care contractul de prestări servicii este activ;
  • Gestiune - Se completează cu numele gestiunii produselor/ serviciilor. Aceasta se alege din nomenclatorul de gestiuni.

Inserarea liniei de contract:
Adaug- Selecție articol. Putem selecta după clasă, după denumire, după codul extern. Putem introduce un articol nou prin Adaugare produs nou (Ins) sau direct prin tasta Insert. Dacă vom selecta un articol deja existent și dorim modificarea acestuia, se va modifica în toate contractele și facturile deja emise cu acel articol (acea denumire).

Contracte prestari servicii - inserare articol

Detalii contract

  • Clasificare contract - Se alege tipul de clasificare a contractului, din nomenclatorul de clasificări;
  • Adresă prestare serviciu - Se completează cu adresa unde are loc prestarea serviciului stipulat în contract;
  • Zi în cadrul lunii pentru facturare - Se completează cu ziua în cadrul lunii pentru facturarea contractului;
  • Zile scadență factură - Se completează numărul de zile scadență de la emiterea facturii;
  • Contract suspendat până la data: - Se completează cu data până la care contractul de prestări servicii este suspendat;
  • Schema de penalizare - Se alege schema de penalizare din Nomenclatoare-Scheme de penalizare;
  • Serviciu generic - Se alege serviciul generic utilizat pentru generarea automată de articole/rate noi, selectat din nomenclatorul de bunuri și servicii;
  • Garanția de constituit - Se completează suma pentru Garanția de constituit;
  • Garanția de constituit BV - Afișează alte creanțe imobilizate (needitabil).

Facturi emise aferente contractului- apare lista facturilor ce au fost emise de la începutul contractului.

Observații referitoare la contract - Se completează cu observații la contractul de prestări servicii.

Introducerea în Nexus a contractelor de prestări servicii pentru care se generează rate contractuale la interval de timp stabilite prin clauzele acestuia facilitează emiterea de facturi în bloc, fără a mai fi necesară introducerea facturilor una câte una.

Accesăm Asistentul din modul și alegem Generare linii pentru a se insera automat linii conform obiectului contractului așa cum a fost acesta introdus în program.

Contracte prestari servicii - generare linii

Selectăm gestiunea pe care dorim să efectuăm facturarea serviciilor, alegem căutare și vor apărea pe ecran toate acele contracte pentru care am stabilit ca în luna respectivă să facturăm. Majoritatea contractelor sunt cu facturare lunară a serviciilor, dar este posibil să avem facturare la câteva luni, astfel că programul va cunoaște ce linii să genereze în funcție de frecvența cu care trebuie am stabilit să se efecueze facturarea.

Contracte prestari servicii - generare linii2

Facturarea se efectuează prin selectarea butonului Facturare și încasare- Facturare rate contractuale:
-Alegem să generăm facturi în baza contractelor de prestări servicii, selectăm data și carnetul de facturare, căutăm contractele pentru care trebuie generate facturi în lună:

Contracte prestari servicii - facturare rate

După aplicarea selecției, toate facturile emise vor apărea în modulul de facturi clienți.

Pentru modificarea cu un procent a prețului de vânzare a serviciilor din mai multe contracte simultan, selectăm Modificare preț vânzare și alegem pentru care dintre contracte dorim aplicarea modificării și aplicăm formula de calcul dorită. Dacă intenționăm să reducem prețurile, vom aplica valoarea procentuală dorită cu semnul ”-”.

Contracte prestari servicii - modificare pret

În situația în care dorim să facturăm în baza unui contract și să emitem chitanțe în baza facturilor emise către un client și neîncasate: Facturare și încasare- Încasare cu chitanță și facturare rate. Selectăm clientul, contractul corespunzător și care facturi vor fi achitate, iar programul calculează automat cumulul acestora. Dacă dorim o plată parțială, introducem separat suma ce se achită și o alocăm sau nu pe o factură emisă. Putem genera penalizări pentru depășirea termenului de plată.

Contracte prestari servicii - facturare incasare chitante

Pentru generare facturi de penalizare la sfârșitul lunii, în Facturare și încasare -> Generare facturi de penalizare pentru sfârșitul lunii:

Contracte prestari servicii - penalizare

Rapoarte

  • Configurare rapoarte – Oferă posibilitatea de a se configura rapoarte în funcție de dorințele utilizatorului;
  • Borderou contracte - Borderou contracte active în perioada de referință, cu valori de facturat per contract;
  • Lista servicii facturare în lună - Lista serviciilor din contract cu facturare în luna de lucru;
  • Borderou contracte service case de marcat – Raport al caselor de marcat pentru care trebuie efectuată revizia în luna respectivă;
  • Sursă date contracte prestări servicii - Creați diverse formulare anexe la Contracte prestări servicii împreună cu Formulare HTML;
  • Servicii nefacturate - Lista servicii nefacturate sau neîncasate în luna respectivă (conform selecției efectuate);
  • Abonament autobuz – Tipareste abonamente autobuz pe imprimante speciale de tichete (script ZPL);
  • Jurnal încasări - Jurnal încasări facturi în perioada de referință;
  • Situație închiriere spații - Situație închiriere spații;
  • Listă servicii contractate - Listă servicii contractate.

Contracte prestari servicii - rapoarte

Functionalitati de baza
Campuri disponibile pentru afisare in fereastra principala: Tip, Nr. contract, Data contract, Data finala, Client, Gestiune, Agent, Delegat, Clasificare, Valoare totala, Status Contract, Status facturare, Deviz facturare, ID gestiune, PL gestiune, Punct de lucru, Seria documentului, ID carnet, Nr document, Sufix nr. document, Zi facturare, ID client, ID agent, PL agent, ID delegat, PL delegat, PL clasificare, ID clasificare, PL schema penalizare, ID schema penalizare, PL deviz, ID deviz, ID zona, PL zona, Zona comerciala, Adresa partener, In curs de aprobare, Clasa discount, Sold, Localitate, Valoare contract, Data suspendarii, Contract activ, Contul debitor, Valid, Anulat, Data crearii, User creare, Data modificarii, User modificare, Id (vezi configurare coloane modul).
Posibilitate grupare dupa: Localitate, Client, Gestiune, Clasificare, Agent, Data contract, Tip, Status Contract, Status facturare, Deviz facturare, Seria documentului, User creare, User modificare (vezi utilizare grupari).
Posibilitate filtrare dupa: Contul debitor, Zona comerciala, Tip, Gestiune, Agent, Client, Adresa, Clasificare, Status Contract, Status facturare, Deviz facturare (vezi utilizare filtrari).
Operatii in fereastra principala a modulului:
  • Sterg - Sterg inregistrarea curenta
  • Refresh - Aduc din nou datele pe ecran
  • Adaug - Adauga un articol nou
  • Deschid - Deschid inregistrarea curenta
  • Import - Import
  • Facturare - Se creeaza o factura.
  • Export - Se deschide procedura de export a datelor
  • Adaug prin copiere - Adauga un articol nou prin copiere
  • Anulez - Anulez document curent
  • Raport rapid - Previzualizare date afisate pe ecran
  • Rapoarte customizate - Ofera posibilitatea vizualizarii rapoartelor existente si configurararea unora noi.
  • Favorite - Adaug in lista de module favorite pentru a fi accesate din Pagina Mea sau in lista de module initiale
  • Inchid - Inchid fereastra curenta
  • Facturare si incasare - Proceduri pentru crearea de facturi, chitante si abonamente
  • Import - Import
  • Asistent - Deschide una din procedurile de asistenta din meniul asociat.
    Configurari
  • Afisare contracte inactive - Afisare contracte inactive (doar pentru admin)
  • Carnet implicit pentru Interventii - Carnet utilizat implicit pentru documentele create automat de asistentii din aplicatie (doar pentru admin)
  • Tip interventie - Tipul interventiei pentru care se vor genera liniile (doar pentru admin)
  • Cont implicit contract prestari servicii - Cont implicit contracte prestari servicii (doar pentru admin)
  • Facturare pe tipuri de servicii - Se factureaza contractele in functie de tipurile de servicii (doar pentru admin)
  • Afiseaza grupari in stanga - Afiseaza gruparile in tree-ul din partea stanga a modulului (doar pentru admin)
  • Redimensionare automata coloane - Se seteaza modul de redimensionare a coloanelor, fie se redimensioneaza automat in functie de latimea monitorului, fie apare scroll (doar pentru admin)
  • Operatiune PDP - Se va alege operatiunea in baza careia se va inregistra acordul de prelucrare a datelor cu caracter personal. (doar pentru admin)
  • Nivel log operare - Stabilire nivel log operare asupra documente (de baza, avansat, detaliat) (vezi gestionare Log operare) (doar pentru admin)
  • Sesiune blocata la modificari - Stabilire blocare sesiune de lucru doar pentru modulul in cauza (doar pentru admin)
  • Avertizari - Permite generarea de avertizari (vezi utilizare Avertizari) (doar pentru admin)
  • Aprobari - Permite generarea de aprobari (vezi utilizare Aprobari) (doar pentru admin)
    Operare date
  • Adaugarea, modificarea sau stergerea datelor este permisa utilizatorilor ce au drept de scriere in modul si numai in sesiunile deblocate
  • Avansarea in fereastra de la un camp la altul se face cu tasta [TAB] iar intoarcerea la un camp anterior se face cu [SHIFT-TAB]

    Tip document - Se alege tip contractului de prestari servicii: Chirie,Service,Intretinere,Paza,Salubritate,CM Service,Cablu TV,Monitorizare,Interventie,Ctr. Patrulare,Transp. Valori. Tastati <SPATIU> pentru activare meniu selectie.
    Client - Se completeaza cu numele clientului, ales din nomenclatorul de parteneri.
    Deviz facturare - Se alege numele devizului in care exte exprimata valoarea contractului de prestari servicii
    Sfarsit - Se completeaza data de incetare a contractului de prestari servicii
    Grup oferta - Se alege grupul de discount acordat.
    Delegat - Se completeaza cu numele delegatului, ales din nomenclatorul de delegati.
    Serie - Se alege seria carnetului introdus in prealabil in Nomenclatoare-Administrare-Carnete pe tipul de document ales, numarul incrementandu-se automat la validarea documentului.
    Data - Se completeaza cu data contractului de prestari servicii.
    Agent de vanzare - Se completeaza cu numele agentului de vanzari, ales din nomenclatorul de personal.
    Cont - Se completeaza simbolul contului din balanta de verificare.
    Contract activ - Se va bifa daca contractul de prestari servicii este activ
    Gestiune - Se completeaza cu numele gestiunii produselor/ serviciilor . Aceasta se alege din nomenclatorul de gestiuni.

    Linii aferente contractului

    Linii aferente contractului

    Clasificare contract - Se alge tipul de clasificare a contractului, din nomenclatorul de clasificari.
    Adresa prestare serviciu - Se completeaza cu adresa unde are loc prestarea serviciului stipulat in contract.
    Zi in cadrul lunii pentru facturare - Se completeaza cu ziua in cadrul lunii pentru facturarea contractului.
    Zile scadenta factura - Se completeaza numarul de zile scadenta de la emiterea facturii.
    Contract suspendat pana la data: - Se completeaza cu data pana la care contractul de prestari servicii este suspendat.
    Schema de penalizare - Se alege schema penalizare
    Serviciu generic - Se alege serviciu generic utilizat pentru generarea automata de articole/rate noi, selectat din nomenclatorul de bunuri si servicii.
    Garantia de constituit - Se completeaza suma pentru Garantia de constituit
    Garantia de constituit BV - Afiseaza alte creante imobilizate (needitabil)

    Facturi emise aferente contractului

    Observatii referitoare la contract

    Observatii - Se completeaza cu observatii la contractul de prestari servicii.

    (fereastra tip 1) (fereastra tip 1)

    Denumire serviciu - Denumire serviciu (needitabil)
    Unitate de masura - Unitate de masura (needitabil)
    Cantitate - Cantitate
    PU fara TVA - PU fara TVA
    PU cu TVA - PU cu TVA
    Deviz - Deviz
    Data facturare - Data facturare
    Interval facturare - Intervalul (in luni) pentru facturarea serviciului
    Centru profit - Centru profit
    Suspendat - Serviciu suspendat in luna curenta (nu se factureaza)
    Cod intern - Cod intern (needitabil)
    TVA iesire % - TVA iesire % (needitabil)
    Denumire suplimentara - Denumire suplimentara
    Ruta transport - Ruta transport
    Contor - Dispozitiv de contorizare

    (fereastra tip 2) (fereastra tip 2)

    Denumire service - Denumire service (needitabil)
    Unitate de masura - Unitate de masura (needitabil)
    Cantitate - Cantitate
    Deviz - Deviz
    PU fara TVA - PU fara TVA
    Model - Model
    Serie - Serie
    Serie fiscala - Serie fiscala
    Data achizitionarii - Data achizitionarii
    Data iesirii din gar. - Data iesirii din gar.
    Data fiscalizarii - Data fiscalizarii
    Contract service - Contract service
    Data revizie - Data revizie
    Interval facturare - Intervalul (in luni) pentru facturarea serviciului
    Centru profit - Centru profit
    Suspendat - Serviciu suspendat in luna curenta (nu se factureaza)
    Cod intern - Cod intern (needitabil)
    TVA iesire % - TVA iesire % (needitabil)
    Denumire suplimentara - Denumire suplimentara

    (fereastra tip 3) (fereastra tip 3)

    Denumire serviciu - Denumire service (needitabil)
    Unitate de masura - Unitate de masura (needitabil)
    Cantitate - Cantitate
    PU fara TVA - PU fara TVA
    PU cu TVA - PU cu TVA
    Deviz - Deviz
    Interval facturare - Intervalul (in luni) pentru facturarea serviciului
    TVA iesire % - TVA iesire % (needitabil)
    Centru profit - Centru profit
    Denumire suplimentara - Denumire suplimentara
    Cod intern - Cod intern (needitabil)
    Data inceput - Data inceput
    Data sfarsit - Data sfarsit
    Denumire spatiu - Denumire spatiu
    Cont serviciu - Cont serviciu (needitabil)
    Obiect sesizare - Obiectul sesizarii
    Sabloane predefinite pentru avertizari
  • Contracte prestari servicii expirate
    Rapoarte
  • Abonament autobuz - Tipareste abonamente autobuz pe imprimante speciale de tichete (script ZPL)
  • Borderou contracte - Borderou contracte
  • Borderou contracte service case de marcat - Borderou contracte service case de marcat
  • Jurnal incasari - Jurnal incasari facturi
  • Lista servicii contractate - Lista servicii contractate
  • Lista servicii facturare in luna - Lista serviciilor din contract cu facturare in luna de lucru
  • Servicii nefacturate - Lista servicii nefacturate
  • Situatie inchiriere spatii - Situatie inchiriere spatii
  • Sursa date contracte prestari servicii - Creati diverse formulare anexe la Contracte prestari servicii impreuna cu Formulare HTML