Nexus ERP

Functii colectare articole contabile

13 Dec 2013 | Plugaru Liviu | 2535 |

Functiile principale ale modulului de colectare a articolelor contabile sunt acelea de a crea inregistrarile contabile pentru documentele primare introduse in sistem, de a calcula balanta contabila si de a genera un log de avertizari legate de neconformitatile intalnite.

Exista trei module de colectare, fiecare corespunzator tipului de balanta pentru care se adreseaza: Balanta de verificare, Balanta de gestiune si Conturi de ordine si evidenta.

 

 art-1

 

Functia de generare automata a articolelor contabile
Este functia cu ajutorul careia articolele contabile sunt generate automat chiar in momentul validarii documentelor primare (facturi, chitante, transferuri ...etc).
Cea mai mare parte a modulelor au integrata aceasta functie, iar dvs. o puteti activa sau nu, la nivel de modul, in functie de necesitati.  Implicit aceasta optiune este activata.
Avantajele generarii automate a articolelor contabile sunt:

  • Generarea imediata a articolelor contabile si a calculului balantei contabile si soldurilor.
  • Creste viteza de calcul a anumitor module si rapoarte, cum ar fi cele de urmarire a soldurilor clientilor si furnizorilor.
  • Timpi mult redusi la rularea colectarii finale a articolelor contabile pentru luna in curs.

Dezavantajul utilizarii aricolelor contabile automate este acela de introducere a unei intarzieri la validarea sau devalidarea documentelor. Intarzierea in cauza este in cele mai multe cazuri insesizabila si este direct dependenta de viteza de procesare a serverului.

 

art-2

 

Functia de generare a articolelor contabile
Este functia de a crea articole contabile aferente documentelor introduse, fie automat (conform paragrafului de mai sus), fie cu ajutorul modulului de colectare a articolelor contabile (despre care discutam in acest articol).
Toate modulele aplicatiei care necesita inregistrari contabile au integrata aceasta functie, iar dvs. o puteti activa sau nu, la nivel de modul, in functie de necesitati. Implicit aceasta optiune este activata.
Am introdus posibilitatea dezactivarii aceastei functii pentru cazul in care doriti ca, contarile unui anumit modul sa le puteti face manual direct in Note Contabile Manuale.

Aceste doua functii, descrise mai sus, pot fi activate sau dezactivate doar de cate un administrator al aplicatiei, iar setarea este localizata in tabul Setari al fiecarui modul in parte sau in instrumentul Centralizator Setari.

Functia de colectare a articolelor contabile
Aceast intrument pe langa lansarea colectarii efective ne ajuta sa selectam modulele care necesita colectare. Instrumentul are doua modalitati de lucru: Interfata simplificata si Interfata avansata.
Pentru a apela aceasta functie deschideti modulul Colectare articole contabile si faceti clik pe butonul Colectez.

art-3

Interfata simplificata
Interfata simplificata va da acces la 3 optiuni de colectare. Aceste optiuni se refera la modulele selectate pentru colectarea articolelor contabile.

  • In primul caz, Selecteaza doar modulele care prezinta date modificate - mai recente decat ultima colectare, vor fi selectate automat pentru colectare:  modulele care au documente  modificate mai recent decat ultima colectare si modulele care finalizeaza colectarea articolelor contabile.
  • In al doilea caz, Selecteaza toate modulele care nu au colectare automata, vor fi selectate automat toate modulele care nu au activata functia de colectare automata.
  • In al doilea caz vor fi selectate toate modulele.

Interfata avansata
Interfata avansata va ofera accesul la urmatoarele:

  • vizualizarea de informatii suplimentare
    • cea mai recenta data de modificare a unui documet
    • data rularii ultimei colectari
    • nr.de avertismente/probleme intalnite la ultima colectare
  • tabelul modulelor cu, colectare la comanda si posibilitatea selectari sau deselectarii individuale a modulelor pentru colectare.
  • tabelul modulelor cu, colectare automata si posibilitatea selectari sau deselectarii individuale a modulelor pentru colectare (implicit din aceasta lista nu este selectat niciun modul).

art-4

Avertizari
Am introdus, pentru un management facil al corectarii problemelor de operare, posibilitatea deschiderii documentului care a generat avertizarea direct din logul generat de operatiunea de colectare. Faceti click dreapta in tabel, pe inregistrarea/avertizarea dorita, si din meniul care se deschide faceti click pe optiunea Deschide document asociat.

 

art-5


Intrebari frecvente

Articolele contabile pentru modulele nebifate sunt sterse?
Nu,  articolele contabile ale modulelor care sunt debifate pentru colectare se vor retine din ultima colectare existenta in sistem.
O noua colectare nu sterge toate articolele si creeaza altele doar pentru modulele bifate. O noua colectare reface doar colectarea pentru modulele bifate.

De ce pentru modulele cu generare automata de articole contabile se ofera posibilitatea bifarii pentru colectare?
Chiar daca vi se ofera solutia generarii automate, exista cazuri in care colectarea este necesara. De  exemplu, atunci cand modificati (la mijlocul lunii) un cont in nomenclatorul de bunuri si servicii vor trebui refacute toate articolele contabile pentru modulele implicate.

Cum procedez daca vreau sa sterg toate articolele contabile si rulajele din balanta dintr-o anumita luna?
Deschideti modulul Colectare articole contabile -> apasati butonul  Colectez -> atat in interfata avanasata, cat si in cea simplificata apasati butonul Sterge Colectare.