Nexus Salarii

Calcul și raportare salarii


    Obiectivele acestui tutorial sunt de a învăța cum să adăugați salariați ți toate informațiile aferente acestora în baza de date, cum să operați concediile de odihnă, concediile medicale, premiile și reținerile personale,  cum să calculați avansul, bonul de lucru și lichidarea drepturilor salariale cuvenite salariaților, cum să întocmiți declarațiile fiscale privind salariile și fișierele care le însoțesc.

    Pentru a surprinde o plajă cât mai largă de situații întâlnite în practică, în legătură cu modalitatea de calculare a salariilor, vom lua ca exemplu trei  salariați pentru care vom calcula veniturile în luna octombrie 2011. Datele inițiale referitoare la cei trei angajați sunt următoarele:
    1. Ionescu Maria este angajată la data de 01.01.2010 cu contract de muncă cu timp parțial (4ore/zi), pe o perioadă nedeterminată, ca economist, cu un salariu negociat de 5.000 lei, este plătitor de impozit și face parte din personalul administrativ al firmei.
      La data de 12.10.2011 Ionescu Maria intra in concediu de odihna, primind in plus fata de indemnizatia de concediu un premiu de vacanta reprezentand 20% din salariul negociat.
    2. Salariatul Popescu Ion lucrează din 08.08.2001 ca normator, în aria productivă. Este angajat cu carte de muncă, pe o perioadă nedeterminată, este plătitor de impozit, având și alte surse de venit. De asemenea, beneficiază de două tipuri de deduceri: deducerea personală de baza și primii doi copii. Salariul sau negociat este de 3.000 lei.
    3. Vasilescu Andrei este angajat din 01.08.2011 ca gestionar, cu contract de muncă, pe o perioadă determinată, este plătitor de impozit, beneficiind de deducerea personală de bază,  salar negociat de 2.500 lei, dar lunar i se reține o garanție materială de 150 lei.
      Ca urmare a unui accident de muncă, pe data de 20.10.2011 salariatul intră în concediu medical.

    În plus față de informațiile de mai sus, precizăm ca angajatilor li se acordă lunar tichete de masa și în luna octombrie vor beneficia toți trei de un premiu normal în valoare de 100 lei.
    Începem exemplul cu adăugarea celor trei salariați și a datelor aferente în baza de date. Ulterior, după stabilirea salarului negociat, trecem la operarea concediilor de odihnă, a concediilor medicale, reținerilor personale și premiilor. Modalitatea de calcul a avansului, a bonului de lucru și a chenzinei a 2-a, până la obținerea rapoartelor necesare va fi de asemenea urmărită etapă cu etapă. În final, vom prezenta modul cum vor fi întocmite declarațiile fiscale referitoare la salarii și pașii de urmat pentru salvarea fișierelor corespunzătoare.
    În derularea tutorialului am plecat de la scenariul că veți face o implemenatre a soluției de salariare de la zero.

    1. Adăugați formațiile de lucru
    2. Veți creea pentru fiecare salariat câte o formație de lucru, pentru aceasta deschideți modulul Formații de lucru și apelați comanda de adăugare articol (butonul Adaug sau apăsați tasta Insert ).
      Formațiile create vor fi următoarele: Personal administrativ cu metoda de calcul salarial PerAdm, Indirect productivi cu metoda de calcul salarial IndPro și Personal auxiliar cu metoda de calcul salarial PerAux.
    1. Adăugați salariații
    2. Pentru adăugarea celor trei angajați în baza de date deschideți modulul Nomenclator personal și apelați comanda de adăugare articol (butonul Adaug sau apăsați tasta Insert ).
      În fereastra de editare care se deschide parcurgeți toate paginile (Identificare, Contact, Personal, Salariat,...etc) și completați informațiile aferente fiecărui salariat în parte.
      Ionescu Maria
      În pagina Salariat alegeți din lista derulantă formația de baza: Personal administrativ și bifați opțiunea Evidentă în registrul salariaților.

      Popescu Ion
      În pagina Salariat alegeți din lista derulantă formația de bază: Indirect productivi și bifați opțiunea Evidența în registrul salariaților.

      Vasilescu Andrei
      În pagina Salariat alegeți din lista derulantă formaăia de baza: Personal auxiliar și bifați opțiunea Evidenta în registrul salariaților.
      Dacă plata salariilor se va face prin virament în contul de card, completați și datele referitoare la banca și contul de card deschis pentru virarea salariilor.
      Înainte de salvarea salariatului bifați opțiunea Modificare (este bifată implicit) pentru meniul Istoric în registrul salariaților.
        Important
    Pentru a avea o evidență cât mai completă a datelor de personal ale salariaților vă recomandăm să completați toate informațiile cerute: certificatul de naștere, buletinul/cartea de identitate (de altfel CNP-ul este obligatoriu de completat), pașaport, livret militar, certificate/diplome de studii absolvite, adresa.
    Incărcați și o fotografie a salariatului pe care o veți localiza executând click pe butonul Caută poza de pe prima pagina a ferestrei de editare, cu precizarea ca fotografia trebuie să aibă următoarele dimensiuni:
    • Înălțime între 120-132 pixeli
    • Lațime între 85-94 pixeli
    1. Adăugați contractele de muncă
    2. Pentru fiecare salariat în parte adăugați câte un contract de muncă în Registrul salariaților.
      Deschideți modulul Registrul salariaților și adăugați, mai întâi, angajatorii, apoi adăugați pe rând salariații - apăsați butonul Adăugare Salariat și în fereastra deschisă selectați salariatul, apoi apăsați butonul Adăugare din dreapta tabelului Contracte de muncă.
      În fereastra de editare a contractului completați toate câmpurile formularului, de ex.:
      • tipul de angajare: Contract de muncă (alegeți valoarea corespunzatoare din listă derulanța Tip angajare);
      • pentru câmpul Calcul C.A.S. selectați valoarea Societate+Angajat;
      • pentru câmpul Calcul C.A.S.S. selectați valoarea Societate+Angajat;
      • pentru câmpul Calcul Aj.somaj selectați valoarea Societate+Angajat;
      • bifați câmpul Plateste impozit
      • pentru câmpul Durata contractului selectați valoarea Nedeterminată;
    O atenție deosebită trebuie să acordați completării normei locului de muncă și normei de ore zilnice. În general, în cele două casete de editare Norma ore/zi se introduce aceeași valoare (8), dar există și cazuri în care acestea diferă. De exemplu, Ionescu Maria este angajată cu timp parțial, de aceea în caseta de editare corespunzatoare normei locului de muncă veți introduce valoarea 8, iar în caseta în care trebuie sa completați numărul de ore lucrat zilnic introduceți valoarea 4.

    După salvarea contractului de muncă adăugați pentru salariatul și contractul respectiv de muncă deducerile personale (deducerea de baza, copii,...etc). Pentru aceasta apăsați butonul Adaug din dreapta tabelului Deduceri personale și coasigurați.
    Important este și să completați fișa cu ultimele 12 salarii care este folosită, de exemplu, la calcularea indemnizației zilnice pentru concediul medical. Pentru aceasta executați click pe butonul Importa ultimele 12 salarii și completați zilele de stagiu și veniturile care stau la baza calculului CAS-lui, din ultimele 12 luni.
    Dacă salariații au modificări de sporuri sau decizii de salarizare deschideți contractul de muncă (butonul Modific) și în continuare deschideți fereastra de editare a Deciziilor de salarizare prin apăsarea butonului din dreapta coloanei Salar+Sporuri.
    Un salariat intră în concediu de odihnă
    La data de 12.10.2011 Ionescu Maria intră în concediu de odihnă. Pentru înregistrarea acestui concediu intrați în modulul Concedii de odihnă și apelați comanda Adaug
    În fereastra de editare completați numele salariatului, respectiv Ionescu Maria, numarul de zile de concediu de care beneficiază, de exemplu 20, data la care începe concediul, 12.10.2003. Dacă plata indemnizației de concediu se va face în avans, bifați caseta de validare Plata în avans; în acest caz să presupunem că plata se va face la lichidare, deci caseta va ramane nevalidată.
    Dacă în prealabil ați stabilit în cadrul Optiunilor - Setări modalitatea de calcul a concediului de odihnă (de exemplu calcul in functie de salariu negociat+sporuri permanente și de numarul de zile lucratoare din luna), puteți apela procedura de calcul executând click pe butonul Calcul de pe fereastra de editare pentru  a determina restul de plata către salariat.
    Calculez avansurile
    Pentru calculul avansului puteți opta pentru una din următoarele metode:
    • Calcul direct proporțional cu numărul de ore lucrate, dar în cuantumul unui anumit procent din această sumă. În acest caz, pentru toți salariații, indiferent de numarul de ore lucrate (dar > 0), se va calcula avans.
    • Calcul în cuantumul unui anumit procent din salariul negociat, dar cu condiția lucrării unui anumit număr minim de ore. În acest caz, pentru toți salariații care au lucrat un număr de ore mai mic decât cel stabilit, nu se va calcula avans.
    Presupunând că optați pentru prima metodă, deschideți modulul Chenzina I Avans și în cadrul Setarilor din secțiunea Opțiuni editați metoda de calcul a avansului și setați nivelul de rotunjire a acestuia.
    Completați numărul de ore lucrate folosind procedura de încărcare automată a orelor sau, dacă salariații nu au lucrat acelați număr de ore, încărcați manual pentru excepții orele lucrate.
    Aceasta este situația și în exemplul urmărit, întrucât salariatul Ionescu Maria, a intrat la data de 12.10.2011 în concediu de odihnă. Apelați fereastra de editare, făcând click pe butonul Deschid sau Enter  pe salariat și introduceți numărul de ore corespunzator pentru fiecare salariat în parte. Apelați procedura de calcul a avansului net executând click pe butonul Calcul de pe bara de instrumente.
    Odată calculat avansul, puteți lista statele de avans și/sau fluturașii din secțiunea Rapoarte a modulului.
    Pentru un salariat opriți garanții materiale
    Salariatului Vasilescu Andrei trebuie să i se oprească în fiecare lunî o garanție în valoare de 150 lei. Pentru a opera această reținere deschideți modulul modulul Rețineri personale.  Apelați comanda Adaug și în fereastra de editare care se deschide alegeți din listele derulante tipul reținerii: Garanții materiale, numele salariatului: Vasilescu Andrei și completați în caseta de editare Rata lunară suma de reținut lunar că și garanție: 150, apoi salvați reținerea.
    Un salariat intră în concediu medical
    La data de 20.10.2011 Vasilescu Andrei, ca urmare a unui accident de muncă, intră în concediu medical. Pentru înregistrarea acestui concediu, deschideți modulul Concedii medicale, apelați comanda Adaug și în fereastra de editare care se deschide selectați numele salariatului: Vasilescu Andrei, completați numărul și data la care a fost eliberat certificatul medical, tipul concediului medical: accident de muncă, cod boală, data la care începe concediul: 20.10.2011 și data la care se încheie: 31.10.2011.
    Executați click pe butonul de comandă Calcul pentru a determina numarul de zile de concediu plătite de societate și numărul de zile plătite de FNUASS/Fd.Risc, precum și indemnizația zilnică de concediu.
    Se acordă fiecărui salariat un premiu  în valoare de 100 lei
    Pentru acordarea de premii deschideți modulul Premii și apelați procedura de sincronizare.
    În cazul în care de aceste premii beneficiază toți salariații, folosiți procedura de încărcare automată: executați click pe butonul de comandă încărcare automată de pe bara de instrumente, în cadrul ferestrei de editare care apare alegeți din lista derulantă Câmp de prelucrat valoarea premii brute, din lista Operând 1 alegeți tot premii brute (care în acest moment au valoarea 0 deoarece nu a fost acordat nici un premiu), operația va fi adunare (+), iar în caseta de editare Operând 2 introduceți valoarea 100. Astfel câmpul premii brute va fi încărcat cu valoarea 100 pentru toți salariații.
    Pentru calcularea premiilor nete apelați comanda Calcul premiu normal - net din cadrul meniului derulant care apare când executați click pe butonul de comanda Calcul de pe bara de instrumente.
    Calculați și acordați tichetele de masă
    În vederea distribuirii carnetelor de tichete, trebuie ca, în prealabil, să determinați care sunt seriile tichetelor ce urmează să fie acordate fiecărui salariat. Mai întâi, deschideți modulul Bonul de lucru, și specificați care este numarul de tichete de masă ce revine fiecărui salariat. Dacă acest numar este același pentru toți salariații folosiți procedura de încărcare automată: click pe butonul Prelucrari și apoi Încărcare automată, în cadrul ferestrei care apare alegeți din lista derulantă Câmp de prelucrat valoarea Nr. tichete de masă, operația va fi de adunare (+), iar în caseta de editare Operând 2 completați numarul de tichete acordate.
    Numărul de tichete de masă acordate fiecărui salariat se poate determina și automat, utilizând o formulă de calcul pentru coloana Nr. tichete.
    De asemenea, apelați fereastra de editare a setărilor pentru salarii (executați click pe butonul de comandă Deschide din cadrul opțiunilor pentru setări), în cadrul acestei ferestre selectați pagina Parametri calcul salarii și verificați dacă în caseta de editare Nr. luni dif. tichete ați completat numarul de luni dintre data calculării salariilor (luna curentă) și data acordării tichetelor (luna pentru care se acordă tichetele). De exemplu, dacă acordați tichetele aferente lunii octombrie în aceeași lună pentru care calculați și salariile, diferența de luni care trebuie completată în caseta respectivă este 0, iar dacă în octombrie acordați tichetele aferente lunii septembrie în caseta Nr. luni dif. tichete introduceți valoarea -1.
    După specificarea acestor informații deschideți modulul Tichete de masă și apelați comanda Actualizare de pe bara de instrumente pentru preluarea datelor introduse din bonul de lucru și Calcul pentru repartizarea seriilor de tichete.
    Calculați bonul de lucru (salariul brut realizat)
    Pentru a calcula lichidarea trebuie ca mai întâi să calculați venitul brut realizat. În acest scop, în cadrul modulului Bonul de lucru, pentru fiecare salariat în parte, introduceți pontajul/numărul de ore lucrate. Orele lucrate se introduc astfel: pentru salariați care lucrează în regie în câmpul Ore regie, iar pentru salariați care lucrează în acord în câmpul Ore acord.

    În cazul exemplificării noastre numarul de ore lucrate nu este același pentru toți salariații (întrucât Vasilescu Andrei a intrat în concediu medical, iar Ionescu Maria în concediu de odihnă), de aceea nu puteți folosi procedura de încarcare automată, soluția fiind de a completă numarul de ore pentru fiecare salariat în parte.
    Înainte de a apela procedura de calcul a bonului de lucru trebuie să verificați dacă parametrii de calcul a venitului brut sunt cei corecți:
    1. În cadrul Setărilor din secțiunea Optiuni, executați click pe butonul Deschide. Apoi, în fereastra care se deschide aveți posibilitatea de a vizualiza/modifica setările programului:
      1. procentele taxelor și impozitelor plătite de angajator și angajat, suma neimpozabilă, nivelul salariului minim și al salariului mediu, ore lucrătoare se definesc pentru fiecare lună în tabelul de pe pagina Impozite și taxe;
      1. procentele pentru eventualele sporuri salariale acordate se definesc pe pagina Parametrii calcul salarii;
      2. definirea analiticelor pentru conturile de cheltuieli, remuneratie si impozite si taxe datorate la buget;
      3. taxele cu impozitele și taxele pe fiecare luna si impozitele si taxele anuale;
      4. limitele inferioare și superioare de ani vechime și procentul acordat pentru sporul de vechime;
      5. limitele inferioare și superioare și procentul acordat pentru sporul de stres;
      6. limitele inferioare și superioare și procentul acordat pentru sporul de fidelitate;
      7. limitele inferioare și superioare de ore și procentul acordat pentru spor ore suplimentare;
      8. coeficienții de realizare a planului de contracte;
      9. zilele libere (sărbătorile legale) folosit pentru calculul zilelor lucrătoare din lună.
    1. Metodele de calcul ale Bonului de lucru (salariului brut realizat) diferă în funcție de tipul de calcul ales pentru fiecare formație în cadrul modulului Formații de lucru.

      1. metodele de calcul ale salariului brut realizat și ale componentelor acestuia sunt definite în modulul Metode de calcul, tot cu ajutorul acestui modul acestea pot fi modificate sau se pot aduna metode noi de calcul;
      2. exista cinci metode implicite de calcul ale salariilor:
        • PerAdm - personal administrativ (TESA), calcul salariu regie funcție de orele din luna.
        • PerAux - personal auxiliar, calcul salariu regie funcție de orele din luna.
        • DirPro - personal direct productiv, calcul salariu regie funcție de media orara lunară (aprox. 170 ore/luna).
        • IndPro - personal indirect productiv, calcul salariu regie funcție de media orara lunară (aprox. 170 ore/luna).
        • Sumare - nu se calculează de către calculator salariul realizat, aceasta metodă doar sumează la total drepturi cuvenite sumele completate manual.
    Formulele efective de calcul pentru cele 5 metode le puteți vizualiza și eventual modifica în fereastra Metode de calcul executând click pe rândul dorit a fi modificat, apoi editând noua formulă. În final, apăsați pe rând butoanele Testare ți apoi Salvare.
    De exemplu, să presupunem că în formula de calcul a salariului realizat pentru personalul administrativ nu doriți să intervină coeficientul de realizare a planului. Pentru a modifica formula de calcul deja introdusă, faceți click pe randul sal_real și în caseta de editare a formulei introduceți noua formulă de calcul a salariului realizat: sal_reg+sal_aco+sal_paco+sal_ate+sal_rep+sal_intr. Dacă doriți să efectuați și alte modificări executați click pe butonul Aplică pentru a salva modificarea făcuta, altfel apelați Salvez pentru salvare și revenire în fereastra principală.
    După verificarea/modificarea acestor setări, le salvați ți reveniți ăn fereastra principală de la Bonul de lucru unde puteți da Calcul. Prin apelul acestei proceduri se determină venitul brut al celor trei salariați pentru luna curentă ținându-se cont și de toate datele pe care le-ați introdus în modulele Concedii de odihnă, Concedii medicale, Premii și Retineri personale.
    Calculați chenzina a 2-a
    Odată calculat Bonul de lucru puteți calcula și restul de plată, în acest scop deschideți modulul Chenzina II.  Și în calculul lichidării se iau în considerare toate calculele anterioare efectuate în cadrul modulelor: Chenzina I, Concedii de odihnă, Concedii medicale, Premii și Rețineri personale. Pentru a efectua calculul apasăți butonul Calcul de pe bara de instrumente.
    După efectuarea calculelor care determină restul de plată care revine celor trei salariați, puteți lista următoarele rapoarte:
    • Fluturași lichidare - lista cu "fluturașii" ce cuprind sumele de plată ca lichidare pe care îi veți distribui salariaților. Dacă optați pentru listarea în dublu exemplar a fluturaților, bifați caseta de validare 2 Fluturași simultan, iar dacă doriți ca dintre informațiile de pe fluturași să fie excluse cele mai puțin importante bifați Format simplificat.
    • Borderou plăți card - lista cu salariații care primesc lichidarea prin virament în contul de card cu toate datele necesare. Înainte de a lista borderoul alegeți banca la care salariații au deschis contul de card, completați data plații lichidării în caseta de editare Data plății. Odată cu acest raport este creat și fișierul corespunzator al carui nume l-ați introdus în caseta de editare Nume fișier.
    • Centralizator viramente - lista cu viramente fonduri speciale, taxe și impozite.
    • Situație recapitulativă - lista ce prezintă situația recapitulativă privind plata salariilor.
    • Rapoarte configurabile - aveți posibilitatea adăugării și configurării propriilor rapoarte.

    Pentru configurarea unui nou raport în funcție de preferințele/necesitățile dvs. procedați în modul următor:
    • click pe butonul Rapoarte de pe bara de instrumente laterală-stânga;