Call center

Call center-ul este un instrument creat ca destinatie pentru receptionarea unei cereri prin telefon si nu numai. Cu ajutorul platformei de comunicatii, fiecare cerere este directionata corespunzator, in functie de volumul de cereri in asteptare si de prioritatea doritorului. Modulul permite generarea de rapoarte complexe, ce ofera o imagine clara asupra modului de desfasurare a activitatii companiei, fiind totodata o sursa importanta de monitorizare a activitatii proiectelor derulate de catre personal. Pentru imbunatatirea relatiei cu clientii si o buna colaborare cu personalul la fiecare modificare a cazului inregistrat sunt trimise mailuri atat catre persoanele care se ocupa de o sesizare(in cazul in care acestora au e-mailul completat in cadrul datelelor de contact) cat si clientului (in cazul in care este completata cel putin o adresa de email in fereastra de editare a obiectului sesizarii si este bifata optiunea "Trimite mail catre client" din cadrul optiunilor). Cu ajutorul instrumentelor de inregistrare a apelurilor si de monitorizare a acestora se asigura un proces eficient de control al calitatii serviciilor oferite.

Functionalitati de baza
Campuri disponibile pentru afisare in fereastra principala: Seria doc., Nr. doc., Data doc., Client, Tip sesizare, Obiectul sesizarii, Programare - data inceperii, Programare - data finalizarii, Status, Prioritate, Cine preia, Valid, Anulat, Observatii, Autovehicul, Cod fiscal, Telefon, E-mail, Adresa, Localitate, Judet, Tara, Zona comerciala, Clasificare 2, Clasificare 3, Clasificare, Serie/Lot obiectul sesizarii, Cine verifica, Persoana de contact (vezi configurare coloane modul).
Posibilitate grupare dupa: Client, Clasificare 2, Clasificare 3, Clasificare, Data doc., Obiectul sesizarii, Prioritate, Status, Zona comerciala, Programare - data inceperii, Programare - data finalizarii (vezi utilizare grupari).
Posibilitate filtrare dupa: Data doc., Client, Cine preia, Clasificare, Cine verifica, Adresa, Zona comerciala, Clasificare 2, Clasificare 3 (vezi utilizare filtrari).
Operatii in fereastra principala a modulului:
  • Sterg - Sterg inregistrarea curenta
  • Refresh - Aduc din nou datele pe ecran
  • Adaug - Adauga un articol nou
  • Deschid - Deschid inregistrarea curenta
  • Asistent - Deschide una din procedurile de asistenta din meniul asociat.
  • Export - Se deschide procedura de export a datelor
  • Anulez - Anulez document curent
  • Programari - Cu calendarul de programari dispuneti de o imagine de ansamblu asupra tuturor programarilor.
    Puteti defini complet individual modul de reprezentare in functie de vizualizarea pe zile/saptamani si luni.
  • Raport rapid - Previzualizare date afisate pe ecran
  • Rapoarte customizate - Ofera posibilitatea vizualizarii rapoartelor existente si configurararea unora noi.
  • Favorite - Adaug in lista de module favorite pentru a fi accesate din Pagina Mea sau in lista de module initiale
  • Asistenta - Deschide una din procedurile de asistenta din meniul asociat.
  • Inchid - Inchid fereastra curenta
    Configurari
  • Trimite mail catre client - Trimit mail catre client cu datele interventiei solicitate la alocarea si finalizarea acesteia
  • Salveaza conversatia telefonica - Salveaza conversatia telefonica cu clientul
  • Numar zile afisare programari - Se selecteaza perioada de afisare a programarilor
  • Afiseaza grupari in stanga - Afiseaza gruparile separat, in tree-ul din partea stanga a modulului
  • Redimensionare automata coloane - Se seteaza modul de redimensionare a coloanelor, fie se redimensioneaza automat in functie de latimea monitorului, fie apare scroll
  • Nivel log operare - Stabilire nivel log operare asupra documente (de baza, avansat, detaliat) (vezi gestionare Log operare)
  • Sesiune blocata la modificari - Stabilire blocare sesiune de lucru doar pentru modulul in cauza
  • Avertizari - Permite generarea de avertizari (vezi utilizare Avertizari)
  • Aprobari - Permite generarea de aprobari (vezi utilizare Aprobari)
    Operare date
  • Adaugarea, modificarea sau stergerea datelor este permisa utilizatorilor ce au drept de scriere in modul si numai in sesiunile deblocate
  • Avansarea in fereastra de la un camp la altul se face cu tasta [TAB] iar intoarcerea la un camp anterior se face cu [SHIFT-TAB]

    Client - Se completeaza cu numele clientul care a efectuat sesizarea , ales din nomenclatorul de parteneri.
    Info client - Se completeaza informatii clientului. (needitabil)
    Prioritate - Se alege prioritatea apelantului (Scazuta, Medie, Ridicata)
    Confirmata (Reala) - Se bifeaza daca sesizarea este confirmata de echipa de interventie
    Persoana de contact - Se completeaza cu numele persoanei de contact a clientului care a efectuat sesizarea, ales din nomenclatorul de delegati.
    Tipul sesizarii - Se alege tipul de sesizare efectuat
    Serie - Se alege seria carnetului introdus in prealabil in Nomenclatoare-Administrare-Carnete pe tipul de document P.V.Interventie, numarul incrementandu-se automat la validarea documentului.
    Data - Se completeaza cu data documentului de tip interventie, fiind permise doar valori ale datei din sesiunea curenta a programului.
    Obiectul sesizarii - Se alege produsul sau sistemul de produse care confera obiectul sesizarii (poate fi adaugat din nomenclatorul de produse sau de pe facturile clientului)
    Responsabil - Se completeaza cu numele persoanei care verifica calitatea serviciilor oferite, ales din nomenclatorul de personal.
    Finalizata - Se bifeaza daca sesizarea este finalizata
    Status - Statusul sesizarii (preluata - initial, alocata - dupa ce i se atribuie data de inceput, data de sfarsit si echipa care preia si verifica, alocata si confirmata - dupa ce echipa careia i se aloca sesizarea confirma ca se poate ocupa de ea) (needitabil)
    Preluat - Se completeaza cu numele persoanei ce preia comanda, ales din nomenclatorul de personal.
    Serie/Lot obiectul sesizarii - Se alege produsul sau sistemul de produse care confera obiectul sesizarii (poate fi adaugat din nomenclatorul de produse sau de pe facturile clientului) (needitabil)
    Data si ora inceperii - Se completeaza cu data de inceput preconizata pentru interventie.
    Data si ora finalizarii - Se completeaza cu data de finalizare preconizata pentru interventie.

    Observatii - Se completeaza informatii clientului.
    Contract - Se alege numarul de contract client
    Deviz - Se alege numarul de contract client

    DEREG

    EDART

    Editarea liniilor aferente unei observatii facute de un membru al personalului relativ la o anumita sesizare la un moment dat (fereastra tip 1)

    Data - Data transmiterii mesajului
    Persoana - Persoana care doreste sa adauge detalii referitoare la sesizarea curenta
    Mentiuni - Observatii referitoare la sesizarea curenta la un moment dat
    Fisier arhiva - Selectati fisierul asociat linkului din arhiva de documente
    Inregistrare registru - Selectati fisierul asociat inregistrarii din registru corespondente

    (fereastra tip 2)

    Persoana - Persoana care doreste sa adauge detalii referitoare la sesizarea curenta
    Observatii - Observatii referitoare la sesizarea curenta la un moment dat
    Rapoarte
  • Borderou detaliat obiecte sesizari - Lista detaliata a obiectelor sesizarii
  • Borderou obiecte sesizari - Lista obiectelor sesizarii
  • Borderou produse - Borderou produse care fac obiectul sesizarilor
  • Borderou sesizari - Lista tuturor sesizarilor efectuate in decursul timpului
  • Fisa evolutie sesizare - Lista mesajelor referitoare la sesizarea curenta utila in monitorizarea activitatii.
  • Sursa date formulare anexe interventii - Creati diverse formulare anexe la Interventii impreuna cu Formulare HTML