Evidenta prelucrari

In acest modul sunt stocate toate inregistrarile referitoare la evidenta prelucrarii datelor cu caracter personal

Evidenta prelucrari

Acest modul înglobeaza informații din aproape toate modulele din grupul Interne => Protecția datelor personale. Pentru a putea opera date în acest modul trebuie creat un carnet de tipul "P.D.P" (Protecția datelor personale) în modulul "Carnete".

În cadrul modulului sunt înregistrate documentele de tipul "P.D.P". Aceste documente conțin informații despre: Tipul, seria, numărul și data operării documentului; Operațiunea: Se referă la operațiunile de prelucrare a datelor (Ex: utilizarea datelor personale pentru a trimite o ofertă unui client); Operatorul: Persoana care înregistrează datele în sistem; Responsabilul: Persoana responsabilă cu prelucrarea datelor cu caracter personal; Categoriile de date prelucrate: Ex: originea rasială sau etnică, opiniile politice, filozofice sau religioase, orientarea sexuală, date genetice sau biometrice; Scopurile prelucrării: Se precizează scopul sau scopurile în care sunt colectate sau prelucrate datele cu caracter personal.

Evidenta prelucrari

Pentru a automatiza completarea automată a acestui registru am creat o funcție speciala in API-ul nostru. Orice prelucrare a datelor personale trebuie, conform RGPD, să o inregistram in Registrul de evidența activitatilor de prelucrare. De exemplu, orice raport din Salarii, ERP sau CRM care conține date ale persoanelor fizice (salariați, clienți, agenți, delegați, etc) creat pentru tiparire sau transmisie prin email, orice declarație contabilă sau orice transmisie de date (se transmite lunar la banca pentru plata salariilor lista de salariati, conturi și sume de plată) trebuie consemnate în registrul amintit mai sus. In acest caz Nexus API poate fi apelat, astfel încât, automat la executarea unei operații care include date personale să înregistreze în tabela „Registrul de evidenta activitatilor de prelucrare” toate datele necesare evidenței, inclusiv utilizatorul care procesează datele.

De retinut! In momentul in care se apasa butonul "Salvez" sunt preluate categoriile de date, scopurile si masurile de securitate au fost definite in nomenclatorul de "Operatiuni" pentru operatiunea selectata.

În cadrul acestui modul aveți posibilitatea de a vizualiza prin intermediul raportului "Listă evidență prelucări" toate documentele operate în baza de date. Raportul permite grupări, ordonări și filtrări după majoritatea câmpurilor disponibile în setul de date.

Raport listă evidență prelucrări
Functionalitati de baza
Campuri disponibile pentru afisare in fereastra principala: Tip doc., Seria doc., Nr. document, Data doc., Operatiune, Operator, Responsabil, Categorie persoane vizate, Data crearii, Data modificarii, User creare, User modificare, Valid, Anulat (vezi configurare coloane modul).
Posibilitate grupare dupa: Seria doc., Data doc., Responsabil, Operator, Categorie persoane vizate, Operatiune, User creare, User modificare (vezi utilizare grupari).
Operatii in fereastra principala a modulului:
  • Sterg - Sterg inregistrarea curenta
  • Refresh - Aduc din nou datele pe ecran
  • Adaug - Adauga un articol nou
  • Deschid - Deschid inregistrarea curenta
  • Export - Se deschide procedura de export a datelor
  • Anulez - Anulez document curent
  • Raport rapid - Previzualizare date afisate pe ecran
  • Rapoarte customizate - Ofera posibilitatea vizualizarii rapoartelor existente si configurararea unora noi.
  • Favorite - Adaug in lista de module favorite pentru a fi accesate din Pagina Mea sau in lista de module initiale
  • Import - Import
  • Inchid - Inchid fereastra curenta
    Configurari
  • Afiseaza grupari in stanga - Afiseaza gruparile separat, in tree-ul din partea stanga a modulului
  • Redimensionare automata coloane - Se seteaza modul de redimensionare a coloanelor, fie se redimensioneaza automat in functie de latimea monitorului, fie apare scroll
  • Nivel log operare - Stabilire nivel log operare asupra documente (de baza, avansat, detaliat) (vezi gestionare Log operare)
  • Sesiune blocata la modificari - Stabilire blocare sesiune de lucru doar pentru modulul in cauza
  • Avertizari - Permite generarea de avertizari (vezi utilizare Avertizari)
    Operare date
  • Adaugarea, modificarea sau stergerea datelor este permisa utilizatorilor ce au drept de scriere in modul si numai in sesiunile deblocate
  • Avansarea in fereastra de la un camp la altul se face cu tasta [TAB] iar intoarcerea la un camp anterior se face cu [SHIFT-TAB]

    Tip document - Se alege tipul documentului
    Data - Se completeaza cu data prelucrarii, fiind permise doar valori ale datei din sesiunea curenta a programului.
    Operatiune - Se alege operatiunea
    Serie - Se alege seria carnetului introdus in prealabil in Nomenclatoare-Administrare-Carnete pe tipul de document ales, numarul incrementandu-se automat la validarea documentului.
    Operator - Se alege persoana responsabila cu operarea prelucrarii documentelor

    Categorie persoane vizate - Se alege categoria persoanelor vizate
    Garantie - Se alege garantia
    Responsabil - Se alege numele persoanei responsabile cu evidenta prelucrarii

    Observatii - Se consemneaza utile referitoare la evidenta prelucrarilor

    (fereastra tip 1)

    Categorie date - Se alege categoria datelor
    Descriere - O scurta descriere a categoriei de data
    Tip date - Reprezinta tipul datelor

    (fereastra tip 2)

    Scopul prelucrarii - Se alege scopul prelucrarii datelor
    Categorie destinatari - Se alege categoria de destinatari

    (fereastra tip 3)

    Masura de secuitate - Se alege masura de securitate utilizata
    Descriere masura - O scurta descriere a masurii de securitate
    Tip masura - Reprezinta tipul masurii de securitate
    Rapoarte
  • Lista evidenta prelucrari - Lista evidenta prelucrari