Tutorial CRM Service

Obiectivele acestui tutorial sunt de a va invata cum sa adaugati interventii si toate informatiile aferente acestora in baza de date.

Pentru a surprinde o plajă cât mai largă de situații întâlnite în practică, în legătură cu modalitatea de creare a unei sesizări vom lua ca exemplu un client care sună pentru a depune o cerere privind montajul unei camera video. Prioritatea cererii este scăzută, perioada de instalare fiind în intervalul 02-06 martie 2015 (o săptămână).


1. Adăugați intervenția
Pentru adăugarea intervenției în baza de date deschideți modulul Intervenții din CRM service și apelați comanda de adăugare (butonul Adaug sau apăsați tasta Insert).
În fereastra de editare care se deschide parcurgeți toate câmpurile și completați informațiile aferente sesizării.
Se oferă posibilitatea introducerii datei sesizării, a persoanei de contact, în cazul în care aceasta diferă de clientul propriu zis, tipul sesizării (introdus liber sau adus din lista de tipuri adăugate anterior) și obiectul sesizării.

2. Adăugați clientul
Pentru a avea o evidență cât mai completă a datelor clientului și pentru a facilita contactarea ulterioara a acestuia vă recomandăm să completați toate informațiile cerute: denumire, CIF (în cazul unei persoane juridice), adresă, adresă de mail, telefon, telefon serviciu.

În situația în care solicitantul intervenției este o persoană de contact a clientului, este necesară completarea informațiilor particulare acestuia. Se pot reține informații esențiale asupra modalității de contact preferată, numărul de telefon, adresa de e-mail, funcția și rolul acestuia în cadrul societății.

3. Adăugați obiectul sesizării
Obiectul sesizării poate fi adăugat liber (introdus manual de către utilizator), poate fi preluat din nomenclatorul de produse proprii sau de pe o factură a clientului curent, introdusă anterior.

4. Alocați solicitarea angajaților societății
Persoana ce preia o sesizare o poate aloca angajaților societății în momentul adăugării acesteia sau ulterior, după verificarea disponibilității acestora.
La salvarea unei intervenții, persoanele cărora li s-a alocat un task primesc un e-mail cu detaliile sesizării, aceștia având posibilitatea de a da un reply pentru confirmare sau respingere, conform activității în lucru. Mail-ul este preluat automat de aplicația NexusTasks ce insereaza în cadrul intervenției, în pagina Mesaje intervenții, o nouă înregistrare cu detalii aferente. În aceasta pagina pot fi adăugate diferite mențiuni cu posibilitatea de asignare a unui atașament sau a unei înregistrări din registrul de corespondențe.
În momentul în care cererea a fost rezolvată sau se dorește încheierea acesteia, operatorul o poate bifa ca fiind finalizată.

Adăugare programare

Sunt situații în care încheiem contracte de service/mentenanță cu diverși clienți. Modulul Programări service permite înregistrarea acestora în baza de date, cu setarea intervalului de efectuare a operațiunilor (săptămânal/lunar/trimestrial/anual).

Este foarte important să completați datele corespunzător, întrucât la deschiderea modulului Intervenții creează un caz nou, cu un număr de zile predefinit de utilizator precedent datei programate efectiv. Spre exemplu dacă aveți adăugată o programare lunară pe data de 10, și este setat în modulul de programări numărul de zile precedente programării ca fiind 3, pe data de 7 se va genera o înregistrare în modulul de intervenții cu tip sesizare Programare service.