Implementare și utilizare aplicație Nexus Hotel

 Afișare Meniu Manuale
Ascunde Meniu Manuale Afișare Meniu Manuale
Nexus Hotel

Implementare și utilizare aplicație Nexus Hotel


    Acest tutorial, structurat în două parți, vă sugerează, în prima parte setările inițiale necesare pentru utilizarea aplicației precum și modalitatea de introducere a unor date minimale (șabloane cameră,servicii prestate pe cameră, clădiri, conexiunea cu sistemul online de monitorizare acces) pentru funcționarea modulelor componente în aplicația Nexus Hotel. În cea de-a II a parte a tutorialului vom exemplifica modalitatea de introducere a unei rezervări, cazări sau grup și transformarea unei înregistrări de tip rezervare într-o înregistrare de tip cazare.

    1. Setări inițiale
      1. Înainte de a începe operarea în cadrul modulelor Nexus Hotel, este necesar să efectuați următoarele operațiuni:
        • Adăugarea unei gestiuni: Nomenclatoare ->Functionale -> Gestiuni.
        • Adăugarea de carnete pentru: Fișa cazare, Facturi clienți, Chitanțe, Notă transfer între gestiuni (NTG): Nomenclatoare -> Administrare -> Carnete;
        • Adăugarea serviciului de avans : Nomenclatoare -> Administrare  -> Bunuri si servicii conturi adaugati produsul pentru serviciul de avans in contul 472.
        • Adăugarea de produse generice pentru: servicii, marfă, mic dejun. În Nomenclatoare -> Administrare-> Bunuri și servicii conturi adăugați produse în contul 704 pentru fiecare din cele 3 tipuri, în clasele corespunzatoare.
        • Configurarea unui dispozitiv pentru casa de marcat: adăugați în Nomenclatoare -> Functionale -> Cote TVA o casa de marcat pe cota de TVA corespunzatoare. 
        • Instalarea aplicației NexusPrint: 
          • completați datele de conectare la server (implicit este local) și la baza de date corespunzatoare în directorul aplicației, în fișierul setări (inițial calea aplicației este C:\Program Files\Nexus Media\Nexus Print\Local);
          • deschideți aplicația Nexus Print (rulează ca o aplicație rezidenta în Windows)  cu un click pe shortcut-ul din bara de scurtături;
          • după logarea cu succes în aplicație, pe pagina Management -> Dispozitive, adăugați dispozitivul corespunzator casei de marcat și configurați cu setările necasere driverului casei de marcat.
        • În Nexus, la Instrumente -> Setări generale -> Setări casa de marcat alegeți din lista dispozitivul configurat în Nexus Print. De asemenea, completați conturile aferente tipurilor de încasări astfel:
          • pentru numerar contul de Casa in lei - 5311;
          • pentru încasări cu Card - 5121.01/5125;
          • pentru tichete - 5328.
        • În Nexus Hotel, modulul Manager, deschideți fereastra de Opțiuni (în partea dreapta a modului) și completați urmatoarele setări:
          • Cod Ext Avans: introduceți codul extern al serviciului de avans;
          • Gestiune: alegeți gestiunea din care se vând produsele și serviciile;
          • Ora început zi hotelieră: introduceți ora de început a zilei hoteliere (14);
          • Ora sfarșit zi hotelieră: introduceți ora de sfarșit a zilei hoteliere (12);
          • Cont facturi clienți: alegeți contul pentru facturi clienți (implicit este 4111; dacă ați creat un alt analitic în balanța de verificare-4111.01-, trebuie să schimbați și aici);
          • Cont casa lei: completetați contul pentru încasările în numerar (cu chitanță sau bonuri fiscale, cumulate în raport zilnic) . Implicit este 5311, însă dacă ați creat un alt analitic în balanța de verificare-5311.01-, trebuie să schimbați și aici;
          • Carnet Notă transfer între gestiuni: alegeți carnetul pentru Notele de transfer între gestiuni;
          • Produs generic facturare servicii: alegeți denumirea unui produs generic (cum ar fi "Servicii conexe") pentru situațiile în care doriți cumularea serviciilor la emiterea facturilor. De exemplu, în cazul în care clientul beneficiază de alte servicii, decât cele de cazare (servicii parcare, SPA, apeluri telefonice etc) și doriți gruparea acestora, pe factura  apar sub denumirea "Servicii conexe";
          • Produs generic facturare marfă: alegeși denumirea unui produs generic pentru situațiile în care clientul consumă produse cumparate de la recepție/restaurant și doriți ca acestea să fie cumulate toate sub denumirea unui produs generic (ex: -"Produse consummate");
          • Produs generic mic dejun: completați  cu denumirea produsului generic pentru mic dejun. Acest produs se folosește pentru a consulta raportul "Lista zilnica mic dejun", în vederea aprovizionării cu produse pentru micul dejun pentru a doua zi. Pentru a lista acest raport, în serviciile incluse pe cameră trebuie să inlcudeți și acest produs;
          • Cont venituri în avans: alegeți din lista contul "Venituri în avans";
          • Includ nr camera în linii factură client: bifați aceasta opțiune dacă doriți sa fie inclus numarul camerei pe factura de client;
          • Nr zile afișare în timeline: completați numarul total de zile pe care le doriți afișate pe ecran în modulul Timeline (maxim 21);
          • Nr zile istoric în timeline: compeltați numarul de zile istoric pe care le doriți  afișate în modulul Timeline (maxim 20);
          • Timp maxim curățenie (min): setați timpul maxim exprimat în minute petrecut de menajera în cameră pentru efectuarea operațiunilor de curățenie. Aceasta opțiune se folosește în momentul în care menajera are acces în camera cu ajutorul unui card de acces, iar cladirea are implementat un sistem online de monitorizare acces. 

      2. Modalitatea de introducere a unor date minimale pentru funcționarea modulelor componente în aplicația Nexus Hotel.

        1. Adăugare șabloane
          2. Pentru adăugarea unui șablon de cameră, deschideți modulul Șabloane cameră și servicii și apelați comnada de adăugare articol (butonul Adaug din meniul superior sau tasta Insert). În fereastra de editare care se deschide parcurgeți câmpurile din pagina detalii și completați informațiile referitoare la atributele camerei (organizarea suprafeței: camera, apartament, bungalow, neprecizat; tipul de cameră: simplă, dublă, triplă, neprecizat; tipul de confort oferit: standard, superioară, delux, neprecizat) și dotările acesteia (camera are posibilitatea instalării unui pat suplimentar, camera pentru fumători, camera are telefon, televizor, frigider, minibar, aer condiționat, internet (dacă sunt îndeplinite vor fi bifate)).

        2. Adăugare servicii presetate pe cameră
          3. Pentru adăugarea de servicii presetate, deschideți modulul Șabloane camera și servicii, selectați pagina Servicii incluse ți apelați comanda de adăugare articol (butonul Adaug din meniul superior sau tasta Insert). În fereastra deschisă alegeți contul corespunzator (704, 446 - dupa caz), creați o clasa de produse (de exemplu Servicii cazare) și apelați butonul Adaug din partea dreaptă sau comanda Insert. În fereastra apărută completați denumirea serviciului (ex: Cazare camera single), TVA intrare și TVA ieșire. Odată creat serviciul, puteți să il adăugati pe cameră. Alegeți din nomenclator serviciul nou creat, completați cantitatea ți tipul serviciului (serviciu de baza, ex: cazare, taxa hotelieră, alte servicii facturate clientului; serviciu secundar, serviciu opțional: adăugat în momentul cazării, în funcție de preferintele clientului.). După finalizarea adăugării serviciilor documentul trebuie validat. Deschideți pagina detalii și apelați comanda de validare (buton Validare din meniul superior).

        1. Adăugare clădire și structura acesteia pe paliere, sectoare și cameră
          • Adăugare clădire
            • Pentru adăugarea unei clădiri, deschideți modulul Organizare clădiri și camere și apelați comnada de adăugare articol (butonul Adaug din meniul superior sau tasta Insert).
            În fereastra de editare parcurgeți câmpurile din pagina Detalii și completați informațiile referitoare la clădire (este necesară bifa "clădire activă" pentru ca aceasta să poata fi utilizată la adăugarea de cazări, rezervări, etc.), apoi în pagina Organizare adăgați structura clădirii.
          • Adăugare structura clădire
            • Pentru adăugarea structurii clădirii, deschideți modulul Organizare clădiri și camera,pagina Organizare.
            Structura cladirii poate fi generata manual, prin adaugarea fiecarui element (palier, sector, camera) sau folosind un asistent.
            Pentru adăugarea manuală apelați comnada de adăugare articol (butonul Adaug din meniul superior sau tasta Insert). În funcție de ramura, pe care vă aflați, din structura arborescentă puteți adăuga paliere (sunt poziționat pe numele clădirii), sectoare (sunt poziționat pe un palier), sau camere (sunt poziționat pe un sector).
            Pentru adăugare automată, folosind un asistent apelați butonul Asistent -> Generează automat organigrama clădirii din meniul superior.
            În fereastra de editare completați câmpurile referitoare la numarul de paliere, sectoare, camera și apoi butonul Generez.

            Avem astfel creată structura arborescentă a clădirii organizată pe paliere, sectoare ți camere. După generarea organigramei clădirii, în structura arborescentă creată, vă poziționați pe fiecare cameră și apelați butonul Deschid din meniul superior sau tasta Enter. În fereastra deschisă efectuați următoarele operații:
            • stabiliți tipul camerei (definit în modulul de Șabloane cameră și servicii),
            • editați zonele de curățenie (folosite la alocarea de personal pentru Housekeeping)
            De asemnea, pentru fiecare cameră aveți posibilitatea setării unor atribute, cum ar fi:
            • schimbarea denumirii camerei (ex: Apartament "Cindy Crawford");
            • specificarea orientării camerelor (N, S, E, V, NV, NE, SE, SV);
            • specificarea poziției camerei în cadrul clădirii (față, spate, dreapta, stânga);
            • stabilirea unei culori: pentru o mai bună vizualizare în modulele Diagrama și Timeline (ex: toate camerele de tip Single le vom pune culoarea galbenă, iar celor de tip Double culoarea mov).
          • Conexiunea cu sistemul online de acces
            • În cazul în care există un sistem de acces online, acesta trebuie configurat.
            Pentru configurarea sistemului de acces online deschideți modulul Organizare clădiri și cameră, pagina Organizare și apelați butonul Asistent -> Configurare sistem de acces din meniul superior.
            In fereastra de editare care se deschide setati dispozitivele (denumire, adresa IP) si tipurile evenimentelor (inundatie, om cazut, fereastra deschisa, usa intrare deschisa, do not disturb, room service).
            Completați, de asemenea, în fișierul Setări din folderul unde este instalată aplicația Nexus (implicit este C:\Program Files\Nexus Media\Nexus\Local) setările pentru inscripționarea cardului (COM, viteza, adresa IP). Comunicația între dispozitive și aplicația Nexus Hotel se realizează prin intermediul aplicației NexusTasks. Pentru aceasta, este nesesar să:
            • instalați kit-ul Nexus Tasks (îl găsiți pe pagina de descărcare a aplicațiilor Nexus Media);
            • adăugați un port în Firewall-ul Windows-ului pentru ca primirea de date de la dispozitive să funcționeze (numarul portului îl puteți obține de la distribuitorii de produse Nexus).
    1. Introducerea unei rezervări, cazări sau grup și transformarea unei înregistrări de tip rezervare într-o înregistrare de tip cazare.
      2. Pentru adăugarea unei rezervări puteți folosi unul dintre modulele Manager, Diagrama sau Timeline.
      1. Adăugare rezervare
        2. În modulul Diagrama alegeți camera pentru care doriți efectuarea rezervării. Apăsați butonul de click dreapta de la mouse (se deschide un meniu contextual) și selectați optiunea Adaugă rezervare .
        În fereastra de editare care se deschide parcurgeți câmpurile, completând informațiile referitoare la rezervare: nume oaspete, perioada, numarul camerei repartizate, observații, etc.
        Accesarea paginii Servicii/ Vânzări sau aplelarea comenzii de salvare (butonul Salvez din meniul superior sau tasta F12) realizează salvarea documentului și inserarea serviciilor presetate, de tip serviciu camera de baza (adăugate în modulul Șabloane cameră și servicii) pentru respectivul tip de camera.
        Pentru fiecare rezervare efectuata puteti adauga, alaturi de serviciile de baza si servicii secundare sau optionale.
      1. Adaugare cazare
        2. În modulul Timeline selectați linia corespunzatoare camerei și intervalul pentru care doriți înregistrarea cazării. Apăsați butonul de click dreapta de la mouse (se deschide un meniu contextual) și selectați opțiunea Adaugă cazare .
        În fereastra de editare care se deschide parcurgeți câmpurile, completând informațiile referitoare la rezervare: nume oaspete, perioada, numarul camerei repartizate, observații, etc. Data de check-in este completată automat cu data curentă a sistemului și reprezintă data prezentării clientului în unitatea de cazare.
        Accesarea paginii Servicii/ Vânzări sau aplelarea comenzii de salvare (butonul Salvez din meniul superior sau tasta F12) realizeaza salvarea documentului și inserarea serviciilor presetate, de tip serviciu camera de baza (adăugate în modulul Șabloane cameră și servicii) pentru respectivul tip de cameră.
      1. Adăugare grup
        2. În modulul Manager apelați comnada de adăugare articol (butonul Adaug - > Adaugă grup din meniul superior).
        În fereastra de editare care se deschide parcurgeți câmpurile, completând informațiile referitoare la client, agenție, delegat și numele grupului.
        În pagina Informații va fi afișată componenta grupului (persoanele și camerele atribuite). Pentru adăugarea acestora apelați comnada de adăugare articol (butonul Adaug din meniul superior).
        În fereastra de editare alegeți clădirea și tipul de cameră apoi apelați comanda de căutare cameră (buton Caută cameră) și alegeți una sau mai multe camere, în funcîie de numarul de personane cazate ce fac obiectul grupului.
        În cadrul unui grup puteți adăuga doar rezervare sau rezervare provizorie.

      1. Modificare rezervare în cazare
        2. Pentru modificarea unei rezervări în funcție de modulul în care lucrați, procedați astfel:
        • Manager: apelați comnada de check-in (butonul Check-in din meniul superior).
        • Diagrama: apelați camera pentru care doriți operațiunea, apăsați butonul de click dreapta de la mouse (se deschide un meniu contextual) și selectați opțiunea Check-in .
        • Timeline: apelați linia corespunzatoare camerei și intervalul pentru care doriți operațiunea, apoi apăsați butonul de click dreapta de la mouse (se deschide un meniu contextual) și selectați opțiunea Check-in .