Diagrama

Modulul Diagrama este utilizat pentru vizualizarea si inregistrarea activitatilor hoteliere (rezervare provizorie, rezervare, cazare, mentenanta facturare, check-out) desfasurate la receptia unitatii de cazare. Prezentarea grafica a camerelor este realizata sub forma unei diagrame ce contine camerele unitatii de cazare cu statusurile curente la o anumita zi. Aceasta reprezenatere este facila pentru urmarirea evenimentelor (pentru unitatile care au implementat un sistem de acces online) aparute pe fiecare camera (evidentiate cu diverse pictograme) la un moment dat.

Functionalitati de baza
Operatii in fereastra principala a modulului:
  • Refresh - Aduc din nou datele pe ecran
  • Export - Se deschide procedura de export a datelor
  • Rapoarte customizate - Ofera posibilitatea vizualizarii rapoartelor existente si configurararea unora noi.
  • Favorite - Adaug in lista de module favorite pentru a fi accesate din Pagina Mea sau in lista de module initiale
  • Legenda - Legenda
  • Grup - Adaug rezervare pentru un grup
  • Inchid - Inchid fereastra curenta
    Configurari
  • Cod extern avans - Se introduce codul extern al serviciului de avans (se adauga in Nomenclatorul de bunuri si servicii, pe contul 472)
  • Mod Testare - Aceasta optiune se va bifa daca utilizatorul nu doreste tiparirea de bonuri fiscale la ECR
  • Gestiune - Se alege gestiunea din care se vind produsele si serviicile (gestiunea se creaza in Nomenclatoare-Functionale-Gestiuni)
  • Ora inceput zi hoteliera - Reprezinta ora de inceput a zilei hoteliere (ex 14)
  • Ora sfarsit zi hoteliera - Reprezinta ora de sfarsit a zilei hoteliere (ex 13)
  • Cont facturi clienti - Se completeaza contul pentru facturi clienti (implicit este 4111)
  • Cont casa - Se completeaza contul pentru incasarile in numerar (cu chitanta sau bonuri fiscale, cumulate in raport zilnic): implicit este 5311
  • Carnet Nota transfer intre gestiuni - Se alege carnetul utilizat pentru transferuri intre gestiuni (carnetul se creeaza in Nomenclatoare - Administrare - Carnete)
  • Produs generic facturare servicii - Produs utilizat la generarea facturii simplificate pentru servicii (configurat in Nomenclatoare- Administrare-Bunuri si servicii)
  • Produs generic facturare marfa - Produs utilizat la generarea facturii simplificate pentru marfa (configurat in Nomenclatoare- Administrare-Bunuri si servicii-conturi)
  • Fisier log centrala telefonica - Se alege calea pentru fisierul log al programulul de monitorizare a centralei telefonice.
  • Produs servicii apeluri telefonice - Produs utilizat pentru servicii apeluri telefonice din camera (configurat in Nomenclatoare- Administrare-Bunuri si servicii)
  • Cont venituri in avans - Cont utilizat pentru decontarea veniturilor in avans. Se alege din lista contul "Venituri in avans"
  • Nivel log operare - Stabilire nivel log operare asupra documente (de baza, avansat, detaliat) (vezi gestionare Log operare)
  • Sesiune blocata la modificari - Stabilire blocare sesiune de lucru doar pentru modulul in cauza
  • Aprobari - Permite generarea de aprobari (vezi utilizare Aprobari)
    Operare date
  • Adaugarea, modificarea sau stergerea datelor este permisa utilizatorilor ce au drept de scriere in modul si numai in sesiunile deblocate
  • Avansarea in fereastra de la un camp la altul se face cu tasta [TAB] iar intoarcerea la un camp anterior se face cu [SHIFT-TAB]

    Client - Se completeaza cu numele clientului specificat la emiterea facturii de cazare, ales din nomenclatorul de parteneri.
    Email - Se completeaza adresa de email a persoanei ce urmeaza a fi inregistrata
    Data inceput - Se completeaza cu data de inceput pentru care exista inregistrata o rezervare/ cazare pe respectiva camera
    Data sfarsit - Se completeaza cu data de sfarsit rezervare/ cazare pentru respectiva camera
    Telefon - Se completeaza numar de telefon al persoanei ce urmeaza a fi inregistrata
    Serie - Se alege seria carnetului introdus in prealabil in Nomenclatoare-Administrare-Carnete pe tipul de document Fisa cazare, numarul incrementandu-se automat la validarea documentului.
    Delegat - Se completeaza cu numele persoanei delegate specificata la emiterea facturii de cazare, ales din nomenclatorul de delegati.
    Nume si prenume - Se completeaza numele si prenumele persoanei ce urmeaza a fi inregistrata
    Data - Se completeaza cu data documentului de tip cazare, rezervare, mentenata inregistrat, fiind permise doar valori ale datei din sesiunea curenta a programului.
    Nr. persoane - Se completeaza cu numarul tipului de document ales, in baza caruia se face inregistrarea.
    Nr. zile cazare - Reprezinta numarul de nopti de cazare petrecute de oaspete in unitatea de cazare
    Identificator - Se completeaza informatii referitoare la numarul rezervarii efectuate intr-o aplicatie externa(ex: booking)
    Tip document - Se alege tipul rezervarii (Rezervare grup , Rezervare camera grup sau Rezervare individuala ). Tastati <SPATIU> pentru activare meniu selectie. (needitabil)
    Agentie - Se completeaza cu numele agentiei (pentru situatii in care rezervarea/cazarea este repartizata unei agentii), ales din nomenclatorul de parteneri.
    Status - Status activ al camerei in acest moment (rezervare, cazare, check-out, ...)

    Completare informatii cazare: perioada de cazare si camera alocata

    Grup - Se completeaza codul grupului (pentru cazarile/rezervarile apartinand unui grup) (needitabil)
    Tip camera - Se completeaza denumirea sablonului de camera
    Check - in estimat - Se completeaza cu data si ora estimata de sosire a oaspetelui la receptia unitatii de cazare.
    Data check - in - Se completeaza cu data sosirii efecte a oaspetelui la receptia unitatii de cazare
    Cauta camera - Buton de cautarea a camerelor libere dupa tipul de camera selectat
    Data inceput grup - Se completeaza cu data de inceput pentru care exista inregistrata o rezervare/ cazare pe respectiva camera. (needitabil)
    Data sfarsit grup - Se completeaza cu data de sfarsit rezervare/ cazare pentru respectiva camera. (needitabil)
    Cladire - Se completeaza numele unitatii de cazare (needitabil)
    Data check - out - Se completeaza cu data de incheiere a cazarii si eliberarea camerei de catre oaspete (needitabil)
    Nr. camera - Se completeaza cu numarul camerei atribuite persoanei ce urmeaza a fi inregistrata in unitatea de cazare. (needitabil)
    Nr. zile grup - Reprezinta numarul de nopti de cazare petrecute de oaspete in unitatea de cazare. (needitabil)

    Observatii cu privire la oaspte sau camera

    Observatii - Se completeaza informatii referitoare la rezervare/ cazare precizate de oaspete sau receptioner in momentul inregistrarii sau ulterior
    Nota acordata - Se completeaza cu nota acordata de unitatea de cazare clientului

    Linii aferente serviciilor prestate clientului sau a produselor vandute catre acesta.

    Completare informatii mentenanta: perioada si camera alocata, observatii

    Denumire - Se completeaza numele si prenumele persoanei ce urmeaza a fi inregistrata
    Camera - Se completeaza numele unitatii de cazare si numarul camerei
    Data inceput - Se completeaza cu data de inceput pentru care exista inregistrata o mentenanta pe respectiva camera
    Observatii - Se completeaza informatii referitoare la mentenata camerei precizate in momentul inregistrarii sau ulterior
    Data sfarsit - Se completeaza cu data de sfarsit mentenanta pentru respectiva camera
    Nr. zile mentenanta - Reprezinta numarul de nopti pentru care respectiva camera este in mentenata
    Cauta perioada - Buton de cautare a perioadei libere pentru mentenanta

    Linii componenta grup

    Camere libere

    Detalii rezervare grup

    Tip camera - Se completeaza denumirea sablonului de camera
    Data inceput - Se completeaza cu data de inceput pentru care exista inregistrata o rezervare/ cazare pe respectiva camera.
    Data sfarsit - Se completeaza cu data de sfarsit rezervare/ cazare pentru respectiva camera.
    Nr. camere - Se completeaza cu numarul de camere repartizate in grupul curent

    Camere

    Linii aferente serviciilor prestate sau a produselor vandute in cadrul grupului

    Editarea liniilor ce contin produse din clasa Prestari servicii(exceptand Serviciile de turism si regim special). (fereastra tip 1)

    Denumire produs - Denumirea produsului sau serviciului ales (needitabil)
    U.M. - Unitatea de masura a produsului sau serviciului ales (needitabil)
    x Nr. zile cazare - Serviciul hotelier ales este multiplicat cu numarul zilelor de cazare
    Cantitate - Cantitatea produsului sau serviciului ales ce urmeaza a fi facturata
    P.U. vanzare cu TVA - Pretul unitar de vanzare cu TVA al produsului sau serviciului ales
    Centru profit - Numele centrului de profit
    Cod extern - Valoarea codului extern al produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Cota TVA % - Valoarea cotei de TVA al produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Nr. comanda - Numar folio comanda hotel (needitabil)
    Client comanda - Client comanda (needitabil)
    Comanda - Comanda
    Client comanda - Client comanda

    (fereastra tip 2) (fereastra tip 2)

    Denumire produs - Denumirea produsului sau serviciului ales (needitabil)
    U.M. - Unitatea de masura a produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Cantitate - Cantitatea produsului sau serviciului ales ce urmeaza a fi facturata
    P.U. vanzare cu TVA - Pretul unitar de vanzare cu TVA al produsului sau serviciului ales
    Cod extern - Valoarea codului extern al produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Cota TVA % - Valoarea cotei de TVA al produsului sau serviciului ales (needitabil)

    Editarea liniilor ce contin produse din clasa Discounturi oferite, ce au discount procentual. (fereastra tip 3)

    Denumire produs - Denumirea produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Procent discount - Procentul de discount acordat
    Baza de calcul - Valoarea la care este aplicat procentul de discount
    Centru profit - Numele centrului de profit
    Nr. comanda - Numar folio comanda hotel (needitabil)
    Client comanda - Client comanda (needitabil)
    Comanda - Comanda
    Client comanda - Client comanda

    Editarea liniilor ce contin produse din clasa Discounturi oferite care nu au discount procentual. (fereastra tip 4)

    Denumire produs - Denumirea produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Unitate de masura - Unitatea de masura a produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Cantitate - Cantitatea produsului sau serviciului ales ce urmeaza a fi facturata
    Discount unitar - Valoarea discountului unitar (inclusiv TVA) acordat
    Centru profit - Numele centrului de profit
    Cota TVA % - Valoarea cotei de TVA al produsului sau serviciului ales
    Cod intern - Valoarea codului intern al produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Cod extern - Valoarea codului extern al produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Nr. comanda - Numar folio comanda hotel (needitabil)
    Client comanda - Client comanda (needitabil)
    Comanda - Comanda
    Client comanda - Client comanda

    Editarea liniilor ce contin produse obisnuite. (fereastra tip 5)

    Denumire produs - Denumirea produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Intrat - Data - Data de achizitie a produsului
    Intrat - Partener - Numele partenerului de la care a fost achizitionat produsul
    Unitate de masura - Unitatea de masura a produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Cantitate - Cantitatea produsului sau serviciului ales ce urmeaza a fi facturata
    Pret unitar achizitie - Pretul unitar de achizitie al produsului sau serviciului ales
    P.U. vanzare cu T.V.A. - Pretul unitar de vanzare cu TVA al produsului sau serviciului ales
    Nr. lot/Serie - Numar lot/ Serie produs ales
    Data expirarii - Data de expirare a produsului sau serviciului ales
    Cota TVA % - Valoarea cotei de TVA al produsului sau serviciului ales
    Cod intern - Valoarea codului intern al produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Cod extern - Valoarea codului extern al produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Nr. comanda - Numar folio comanda hotel (needitabil)
    Client comanda - Client comanda (needitabil)
    Comanda - Comanda
    Client comanda - Client comanda

    Editarea liniilor ce contin servicii de tip avans (fereastra tip 6)

    Denumire produs - Denumirea produsului sau serviciului (needitabil)
    Unitate de masura - Unitatea de masura a produsului sau serviciului avans (needitabil)
    Cantitate - Cantitatea produsului sau serviciului avans ce urmeaza a fi facturata
    P.U. vanzare cu T.V.A. - Pretul unitar de vanzare cu TVA al produsului sau serviciului avans
    Cod extern - Valoarea codului extern al produsului sau serviciului avans (needitabil)
    Nr. comanda - Nr. comanda (needitabil)
    Client comanda - Client comanda (needitabil)
    Comanda retur avans - Comanda
    Client retur avans - Client comanda

    (fereastra tip 7)

    Denumire produs - Denumirea produsului sau serviciului ales (needitabil)
    U.M. - Unitatea de masura a produsului sau serviciului ales (needitabil)
    x Nr. zile cazare - Serviciul hotelier ales este multiplicat cu numarul zilelor de cazare
    Cantitate - Cantitatea produsului sau serviciului ales ce urmeaza a fi facturata
    P.U. vanzare cu TVA si taxe - Pretul unitar de vanzare cu TVA al produsului sau serviciului ales
    Centru profit - Numele centrului de profit
    Cod extern - Valoarea codului extern al produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Cota TVA % - Valoarea cotei de TVA al produsului sau serviciului ales (needitabil)
    Nr. comanda - Numar folio comanda hotel (needitabil)
    Client comanda - Client comanda (needitabil)
    Comanda - Comanda
    Client comanda - Client comanda

    (fereastra tip 8)

    Denumire produs - Denumirea produsului sau serviciului (needitabil)
    Unitate de masura - Unitatea de masura a produsului sau serviciului avans (needitabil)
    Cantitate - Cantitatea produsului sau serviciului avans ce urmeaza a fi facturata
    P.U. vanzare cu TVA si taxe - Pretul unitar de vanzare cu TVA al produsului sau serviciului ales
    Cod extern - Valoarea codului extern al produsului sau serviciului avans (needitabil)
    Rapoarte
  • Diagrama grup - Situatia cazarilor/rezervarilor componente unui grup.
  • Evenimente sistem acces - Situatia evenimentelor emise de sistemul online de monitorizare a accesului in camere
  • Facturi emise - Borderou ce cuprinde toate facturile emise intr-o anumita perioada
  • Istoric cazari camere - Borderou ce cuprinde toate inregistrarile dintr-o anumita perioada
  • Lista zilnica mic dejun - Borderou ce cuprinde numele persoanelor cazate ce beneficiaza de mic dejun
  • Lista zilnica produse si servicii - Lista zilnica produse si servicii
  • Raport camera - Borderou ce cuprinde situatia, la o anumita data , a incasarilor si platilor efectuate de persoanele cazate
  • Raport gestiune - Situatia veniturilor si incasarilor operate in gestiune pentru o zi hoteliera
  • Raport sume incasate - Raportul afiseaza ce sume trebuie sa aiba receptionerul in sertar. Fiind specificate si instrumentele de plata.
  • Registru de cazare - Borderou ce cuprinde toate inregistrarile operate la receptia unitatii de cazare intr-o anumita perioada
  • Situatie camere - Borderou ce cuprinde situatia statusului fiecarei camere a unitatii de cazare pentru data mentionata
  • Situatie sosiri si innoptari - Informatii cu privire la numarul de oaspeti (dintr-o anumita tara) si nr de nopti petrecute in unitatea de cazare
  • Statistica cazare - Situatie privind numarul de inregistrari pe camere, grupate pe status (rezervari, cazari, libere) si date