Nexus ERP

Procedura operare documente in Nexus ERP pentru culegere date in D394


    Clientii care vor sa testeze noua declaratie 394, trebuie sa contacteze consultantii lor, pentru informatii suplimentare la programele de testare puse la dispozitie de ANAF!

    Prin OPANAF 3769/2015 publicat în Monitorul Oficial nr. 11 din 07.01.2016 si prin ordinul ANAF nr.1105/2016 a fost aprobat modelul și conținutul declarației informative privind livrările/prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național de persoanele înregistrate în scopuri de TVA.

    Astfel, noul format al declaratiei 394 va intra în vigoare începând cu 01.07.2016. Primul termen de depunere este data de 30 a lunii următoare perioadei fiscale avute (luna sau trimestru).

    UPDATE 29.07.2016

    A fost publicat Ordinul nr. 2264/2016 care vine cu câteva adnotari la Ordinul 3769/2015, astfel încât tranziția către noul format al declarației 394 să se realizeze treptat.

    Pentru perioada cuprinsă între 1 iulie 2016 – 30 septembrie 2016, D394 se va depune în noul format, completând doar anumite secțiuni din aceasta.

    Astfel, pentru toate operațiunile efectuate pe teritoriul național, persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România vor completa doar informațiile din chenarele A-C, urmând ca din 1 octombrie 2016, declarația 394 să fie completată în toate secțiunile sale.

    Practic, până la 1 octombrie 2016 se completează aceleași informații ca și în vechiul format, doar ca operatiunile sunt defalcate pe mai multe nivele.

    UPDATE 22.07.2016

    Pentru a veni in sprijinul mediului de afaceri, in vederea simplificarii declaratiei, au fost efectuate urmatoarele modificari printru-un Proiect de Ordin ANAF:

    • eliminarea cerintei de a declara operatiunile derulate cu persoanele neinregistrate in scopuri de TVA (cerinta eliminata doar pentru perioada 01 iulie 2016 - 30 septembrie 2016)
    • eliminarea evidentierii in mod distinct a livrarilor/achizitiilor de telefoane mobile, microprocesoare, console de jocuri, tablete PC si laptopuri daca valoarea bunurilor livrate, exclusiv TVA, inscrise intr-o factura este mai mica de 22.500 lei;
    • eliminarea cerintei de a completa operatiunile cu regim special de catre persoanele impozabile care aplica sistemul de TVA la incasare;
    • eliminarea cerintei de a completa TVA aferenta livrarilor de bunuri/prestarilor de servicii pentru care se aplica taxarea inversa si mentinerea acesteia numai in cazul achizitiilor;
    • introducerea cotei de TVA de 19% (pentru corectii, regularizari din perioadele anterioare)

    D394 va fi depusă de orice persoană impozabilă, înregistrată în scopuri de TVA în România. Raportarea se face astfel și pentru operațiunile derulate cu neplătitori de tva, inclusiv cu persoanele fizice.

    IMPORTANT!!! Declaratia 394 se va depune chiar dacă nu sunt operațiuni în lună. Astfel, dacă nu exista operatiuni privind livrări sau achiziții in perioada de raportare, declaratia 394 se va depune "pe zero", bifand opțiunea corespunzătoare.

    Aplicatia Nexus ERP a fost pregatita pentru a se putea intocmi declaratia corect iar operarea documentelor sa fie cat mai eficienta.

    Cele mai importante modificări în operarea documentelor în Nexus ERP se refera la:

    I. FACTURI CLIENTI

    1. Facturile de client trebuie introduse obligatoriu cu Serie și Număr. În acest sens trebuie folosit nomenclatorul de carnete. Carnetele de facturi definite în modul Nomenclatoare-Administrare - Carnete. Carnetele trebuie să aibă activa opțiunea de verificare cronologică a emiterii acestora.

    2. Obligativitatea setarii carnetelor pentru facturi interne si externe separat, pentru o defalcare cat mai buna a seriilor si numerelor in D394.

    Aceasta intrucat in declaratie sunt incluse doar operatiunile cu persoanele impozabile de pe teritoriul Romaniei. In cazul in care se intocmeste o factura catre un partener din afara Romaniei, aceasta nu va fi inclusa in declaratie si astfel numarul aferent va fi sarit. In acest caz nu va fi asigurata continuitatea numerelor facturilor, iar contribuabilul va fi incadrat intr-o categorie de risc superioara din punctul de vedere al ANAF.

    3. Obligativitatea operarii in modulul Facturi Clienti a facturilor anulate. Pentru anularea unui număr se face click dreapta pe document și se dă comanda Anulez (sau comanda din meniul de sus Anulez). Aceasta pentru a putea raporta în D394 2016 facturile anulate cu serie și număr în mod corespunzător.

    Atenție ! În D394 2016 se raportează și se verifică de către ANAF continuitatea seriilor și numerelor de facturi emise de aceea trebuie acordată o mare atenție acestui aspect.

    4. Facturile emise prin autofacturare pentru colectare de tva trebuie operate la Facturi clienți selectând din nomenclatorul de documente tipul Autofactură pentru ca aplicația să culeagă corect informațiile în D394 2016 privind seria și numărul acestora. Pentru a configura sistemul Nexus sa genereze corect notele contabile pentru o autofactura urmariti articolele din Cafeneaua contabila-Nexy sau accesati urmatorul link: http://www.suport.nexuserp.ro/index.php?id=1663

    5. Declararea obligatorie a facturilor de clienti stornate: va fi considerata factura stornata orice document cu valoare negativa (produse, servicii, avansuri, discounturi).
    Nu are importanta modul de adaugare a liniilor in factura (Asistent - storno factura sau manual).
    Daca una din liniile de pe factura este negativa (storno), insa avem si linii pozitive pe acelasi document, factura va fi considerata storno doar daca valoarea documentului este una negativa (valorea storno depaseste valorea pozitiva).

    6. Pentru facturile de clienti ramane obligatorie setarea optiunii privind taxarea inversa (pagina de Optiuni a facturii client) in cazul in care factura este de acest tip. In plus pe pagina de editare a produselor din nomenclator (Nomenclatoare-Administrare-Bunuri si servicii Articole) se seteaza categoria produsului din punct de vedere al taxarii inverse (Tip bun/serviciu parteneri RO platitori de TVA), alegandu-se unul din tipurile de produse prevazute de OPANAF 3769/2015.
    P.S: Singura exceptie de la regula incadrarii la taxare inversa a unui produs din lista de produse este atunci cand valoarea bunurilor depaseste 22.500 lei fara TVA iar bunurile se incadreaza in categoria Telefoanelor mobile si Console de jocuri, tablete PC si Laptopuri

    7. Daca se efectueaza operatiuni privind livrarile pe una din activitatile urmatoare, acestea vor trebui declarate distinct in declaratia 394:

    • Cod CAEN 1071 Cofetărie şi produse de patiserie
    • Cod CAEN 4520 Spălătorie auto
    • Cod CAEN 4730 Comerţ cu amănuntul al carburanţilor pentru autovehicule în magazine specializate
    • Cod CAEN 4776 Comerţ cu amănuntul al florilor, plantelor şi seminţelor
    • Cod CAEN 4776 Comerţ cu amănuntul al animalelor de companie şi a hranei pentru acestea, în magazine specializate
    • Cod CAEN 4932 Transporturi cu taxiuri
    • Cod CAEN 5510 Hoteluri
    • Cod CAEN 5510 Pensiuni turistice
    • Cod CAEN 5610 Restaurante
    • Cod CAEN 5630 Baruri şi activităţi de servire a băuturilor
    • Cod CAEN 812 Activităţi de curăţenie (aici intră toate codurile CAEN ce încep cu 812)
    • Cod CAEN 9313 Activităţi ale centrelor de fitness
    • Cod CAEN 9602 Activităţi de coafura şi de înfrumuseţare
    • Cod CAEN 9603 Servicii de pompe funebre

    Daca activitatea principala este inclusa in vreuna din cele enumerate, completati codul CAEN corespunzator in datele societatii dvs (Nomenclatoare-Societati-campul Cod CAEN). In declaratie se va prelua automat codul CAEN pentru toate operatiunile efectuate.

    Daca activitatea principala nu se include in cele de mai sus, insa aveti operatiuni care se refera la codurile CAEN enumerate, atunci va trebui completat codul CAEN pe fiecare linie din factura client.

    A fost introdus un nou camp (Cod CAEN) care se activeaza prin bifarea optiunii din pagina de Configurare (in pagina de completare a cantitatii, pret vanzare fara TVA etc - se apeleaza comanda Configurare si se activeaza primele doua bife de pe campul Cod CAEN - este ultimul rand).

    IMPORTANT:

    Pentru unitatile care intocmesc facturi fiscale (emise direct din modulul Facturi clienti) pe care le incaseaza cu bon fiscal, modul de operare este urmatorul:
    Se introduce factura fiscala cu produsele aferente, urmand sa fie incasata cu bon fiscal. Pentru o raportare corecta in D394, acest bon va trebui sa fie scazut atat ca valoare cat si ca numar de bonuri (1) din Raportul fiscal din care face parte. Astfel, valoarea raportului fiscal ce va fi introdus va trebui diminuata cu valoarea acestor Facturi (si ca numar).

    III. OPERATIUNI PRIVIND FACTURILE FURNIZORI

    1. La modulul de Intrari Facturi Furnizori, a fost modificata denumirea tipului de document PV achizitie în Borderou achizitie.

    2. Au fost adaugate doua tipuri noi de documente: Fila carnet agricol (pentru achizitiile de la persoane fizice a produselor agricole) si Contracte (achizitii efectuate de la persoane fizice in baza unor contracte)

    Atentie!!! In Declaratia 394 vor fi culese din modulul Facturi Furnizori doar documentele de urmatorul tip: Factura interna, Factura externa, Bon fiscal (este coloana separata in 394, nu intra in totalul achizitiilor), Borderou achizitie, Borderou achizitie deseuri, Borderou achizitie cereale, Fila carnet agricol, Contracte.

    3. Pentru ACHIZITIILE DE LA PERSOANE FIZICE (tipul documentului de intrare este Borderou achizitie sau Fila carnet agricol), si pentru ACHIZITIILE DE LA PERSOANE JURIDICE NEPLATITOARE DE TVA (tipul documentului de intrare este Factura), trebuie completat câmpul Tip bun/serviciu partener RO neplatitor de TVA din pagina de editare a produsului (Nomenclatoare-Administrare-Bunuri si servicii articole). La adaugarea unui produs nou, acest camp va fi implicit completat cu optiunea - Alte bunuri. Daca utilizatorul stie ca se încadreaza la o alta categorie de produse (Cereale si plante tehnice, Constructii, Deseuri feroase si neferoase, Masa lemnoasa, Servicii, Terenuri), aceasta va trebui aleasa manual.

    IV. ALTE TIPURI DOCUMENTE INCLUSE IN DECLARATIA 394

    In declaratia 394 vor fi incluse si alte tipuri de documente:

    1. Documente exceptate AMEF (Aparat de Marcat Electronic Fiscal): aici se incadreaza cei care sunt exceptati de la folosirea caselor de marcat fiscale pentru vanzarea de produse/servicii catre populatie. De exemplu, bilete de transport emisa catre clienti, chitante emise de firme care presteaza activitati incadrate la exceptia AMEF (art.2 din OUG 28/1999). Aceste documente se opereaza la modulul Casa in lei/Casa in devize, alegand ca si tip de document - Doc.except.AMEF -

    2. În perioada 01.07.2016-31.12.2016 se vor declara detaliat in 394 acele livrări cu factură de bunuri sau servicii efectuate către persoane fizice doar dacă valoarea fiecărei facturi este superioara plafonului de 10.000 lei TVA inclus. Valorile facturilor care nu depasesc 10.000 lei TVA inclus pentru fiecare document in parte vor fi declarate cumulat in sectiune separata.
    Trebuie avut in vedere ca aceasta dispozitie va disparea incepand cu 01.01.2017. De la aceasta data, toate facturile emise catre persoane fizice vor trebui declarate distinct.

    3. Facturi emise in numele furnizorilor: factura inregistrata la facturi furnizori, emisa de persoana impozabila (firma mea) in numele furnizorului catre firma mea. Adica furnizorul nu a emis factura catre mine si o emit eu in numele lui. Se opereaza ca o factura de furnizor normala, bifand optiunea "Factura emisa in numele furnizorului" din pagina Optiuni.

    4. Facturi emise de client in numele persoanei impozabile, adica emisa de beneficiar (client) in numele persoanei impozabile (firma mea): documentul se inregistreaza la facturi clienti, selectand clientul in campul "Emitent factura/Tert" din pagina Optiuni. In acest caz emitentul coincide cu clientul.

    5. Facturi emise de un tert in numele persoanei impozabile pentru un beneficiar, adica o a treia entitate emite factura in numele persoanei impozabile (firma mea) pentru un beneficiar (clientul meu): In acest caz in campul "Emitent factura/Tert" se trece acea entitate.

    V. OPERATIUNI PRIVIND VANZARILE CU BONURI FISCALE

    Toate vânzările cu bonuri fiscale se vor opera începand cu anul 2016 în modulul special Retail, meniul Bonuri Fiscale.


    Pentru operarea bonurilor fiscale exista doua cazuri:
    a. Cazul în care se lucrează direct cu aplicația Nexus Retail - numărul de case de marcat, numărul bonurilor fiscale, valoarea bazei impozabile și valoarea tva se vor prelua automat din Nexus Retail. Nu sunt necesare alte operații suplimentare. Se va face la sfarșitul zilei închiderea fiscală, sumele urmând să fie cumulate în Vanzari Retail, respectiv în Casa in lei (defalcate pe cote de TVA).
    b. Cazul în care NU se lucrează cu aplicația Nexus Retail: se opereaza raportul Z manual in modulul Retail-Bonuri fiscale folosind asistentul Adaugare simplificata.

    Atenție! Societățile plătitoare de TVA nu mai pot opera bonuri fiscale în modulul Financiar sau Facturi clienți.

    Pentru Facturile emise in baza unor bonuri fiscale, se foloseste modulul nou creat Retail-Facturi la bonuri fiscale (facturile operate in acest modul nu implica note contabile sau descarcarea de gestiune, sunt cu titlu informativ pentru culegere de informatii in D394).

    Exista urmatoarele modalitati de operare:

    1. Adaugare normala a unei facturi (comanda Adaug din meniul de sus) unde se vor completa date cu privire la antetul facturii: serie factura, gestiune si client. Dupa care se selecteaza raportul fiscal la care se refera.

    2. Adaugare simplificate prin asistentul din meniul de sus (Asistent)

    In fereastra care apare trebuie completate informatii cu privire la data facturii, serie si numar factura, client, gestiune, numar casa si numar bonuri, delegat si numar zet (poate fi fictiv). In partea de jos se seteaza valorile defalcate pe cote de TVA pentru produsele aferente facturii (trebuiesc setate produsele/serviciile in pagina Optiuni din partea de jos pe fiecare cota de TVA). Vizualizati mai jos setarile ce trebuiesc facute pentru a opera corect aceste documente.

    De retinut:
    • S-a eliminat posibilitatea de a emite o factura din modulul Retail Bonuri fiscale (Butonul facturare din meniul de sus) si Retail - Vanzari retail. De asemenea, facturile emise pe baza bonurilor fiscale emise din Nexus Retail POS vor ajunge tot in acest modul (Facturi la bonuri fiscale).
    • Obligatoriu daca s-a folosit adaugarea simplificata pentru introducerea rapoartelor fiscale in modulul Bonuri fiscale, in modulul Retail-Facturi la bonuri fiscale trebuie operat folosind asistentul din meniul de sus (simplificat).


    IMPORTANT:
    In modulul Retail - Bonuri fiscale a fost introdus un Asistent de introducere simplificata a bonurilor fiscale pentru o mai mare operativitate. Se foloseste doar de catre unitatile care tin gestiunea stocurilor valoric (produsele sa aiba bifata setarea valoric in nomenclator iar metoda de descarcare a gestiunii sa fie La sold sau La vanzari).
    Pentru a folosi acest asistent trebuie facute cateva setari in prealabil. Astfel trebuie completate in pagina Optiuni din fereastra simplificata deschisa produsele/serviciile pentru fiecare cota de TVA in parte (marfuri, servicii, avansuri, discounturi pe cote TVA).
    Dupa setarea acestor informatii se poate trece la operarea datelor.
    Prin apelarea comenzii din meniul de sus Asistenta-Adaugare simplificata (sau CTRL+R) va aparea o fereastra in care vor trebui completate urmatoarele date:
    In antetul raportului fiscal:
    • data documentului
    • gestiunea
    • nr zet
    • nr casa/dispozitiv
    • numar bonuri aferente Zetului respectiv
    In partea de jos a raportului fiscal:
    • valoare bunuri, defalcate pe cote TVA (0%, 5%, 9%, 20%)
    • valoare servicii defalcate pe cote TVA (0%, 5%, 9%, 20%)
    • valoare avansuri defalcate pe cote TVA (0%, 5%, 9%, 20%)
    • valoare discounturi defalcate pe cote TVA (0%, 5%, 9%, 20%)
    • modalitati de plata (numerar, card si tichete).

    La apelarea butonului Salvez si inchid aplicatia va salva datele si va inchide fereastra. Exista posibilitatea de a apela comanda salvare si adaugare noua, pentru a salva datele si a deschide o fereastra noua pentru completare date.

    Dupa finalizarea completarii datelor se poate face inchiderea fiscala (Asistenta-Inchidere fiscala) pentru a genera documentele in modulele de financiar, in vederea includerii acestora in Jurnalele de vanzari si in decontul de TVA.

    Documentele vor ajunge in modulele de financiar defalcate pe conturi si cote de TVA.

    Legat de modalitatea de incasare, aplicatia va face o proportie intre modalitatile de plata, tinand cont de valorile pe fiecare cota de TVA.

    Exemplu de completare bonuri fiscale

    Caz 1:Bonurile fiscale normale

    Să presupunem că avem un raport fiscal cu valoare totală de 5500 lei cu TVA, defalcat astfel: 3000 lei inclusiv TVA de 20% si 2500 lei inclusiv TVA de 9%. Total bonuri fiscale: 500.

    Vom adăuga în modulul Bonuri fiscale o înregistrare în care vom trece următoarele informații:
    • în pagina de antet: data bonului, nr bonului (poate fi fictiv în acest caz), numărul casei de marcat (dacă există 3 case de marcat pe acea societate, se trece numărul unuia dintre ele - 1, 2 sau 3, urmand sa fie introduse datele pentru fiecare casa in parte), numărul zetului, gestiunea
    • se adaugă un produs creat anterior de tip valoric-cu bifa valoric pe pagina de editare a produsului in nomenclator (Marfa valoric 20% - de exemplu) în care se completează prețul de vânzare de 3000 lei cu TVA;
    • se adaugă un produs creat anterior de tip, valoric-cu bifa valoric pe pagina de editare a produsului in nomenclator (Marfa valoric 9% - de exemplu) în care se completează prețul de vânzare de 2500 lei cu TVA;
    • în pagina Opțiuni bon se completează: numărul de bonuri - 500 în cazul nostru;
    • la apelarea butonului Validează in meniul de sus se va deschide o fereastră în care vor trebui completate modalitatile de plată (numerar, card, tichete etc)

    De retinut: Se poate folosi adaugarea simplificata de rapoarte fiscale descrisa mai sus, pentru o operativitate crescuta (gestiunea se tine obligatoriu valoric)

    Caz 2: Bonurile fiscale pentru care s-a emis factura fiscală

    Să presupunem că s-a emis o factură fiscală aferentă unui bon fiscal în valoare de 150 lei inclusiv TVA 20%.
    In prealabil aceasta suma trebuie inclusa in valoarea raportului fiscal introdus in Retail-Bonuri fiscale.
    Vom adăuga în modulul Retail- Facturi la bonuri fiscale o înregistrare (comanda Adaug) în care vom trece următoarele informații:
    • în pagina de antet: serie si numar factura, data factura, gestiune, client, delegat
    • se apeleaza comanda Adaug si se cauta bonurile fiscale ce intra in cadrul facturii
    • se bifeaza bonurile dorite si se salveaza
    • Se poate lista factura daca se doreste apeland comanda click dreapta pe document-factura
    Daca s-a folosit adaugarea simplificata in Bonuri fiscale, obligatoriu se foloseste asistentul de adaugare facturi (NU butonul Adaug).

    Dupa operarea tuturor datelor in modulul Bonuri fiscale trebuie data comanda Inchidere fiscala.

    Va aparea o fereastră în care trebuie dată comanda de Cautare pentru a găsi bonurile fiscale pentru care vrem să facem închiderea fiscală.

    Vom vedea in partea de jos conturile de financiar unde se dorește să ajungă aceste încasări (5311 pentru Casa în lei, 5121/5125 pentu incasari cu cardul sau 5328 pentru incasari cu tichete). In urma comenzii Salvez, informațiile vor fi centralizate în modulul Vânzări Retail și se va crea automat un document (de tip raport fiscal sau monetar - se setează tipul documentului pe care doriți să-l creați în opțiunile modului Bonuri fiscale) în modulele de financiar (Casa în lei pentru încasările în numerar, Banca în lei pentru încasările cu card).

    Conturile de financiar necesare închiderii fiscale trebuie setate pe fiecare gestiune în parte, în cazul în care există mai multe gestiuni. Această operațiune se efectuează din Nomenclatoare-Functionale - Gestiuni (in partea de jos Cont încasari numerar, Cont încasari card, Cont încasări tichete).

    P.S.1: Produsele de tip marfa nu trebuie neaparat sa fie de tip valoric. Daca gestiunea unitatii se tine cantitativ-valoric, produsele pot fi adaugate unul cate unul, scazandu-se din stoc cantitativ.

    P.S.2: Produsele de tip marfa adaugate in bonurile fiscale (indiferent daca sunt valorice sau cantitative) trebuie obligatoriu sa fie adaugate din contul de marfa cu amanuntul (371.02-sau analitice ale acestuia), si nu din contul 707 - Venituri din vanzarea marfurilor. Aceasta deoarece venitul va fi inregistrat la modulul de financiar, pe monetar, in urma operatiunii de inchidere fiscala.

    De retinut:

    • Pentru a facilita operarea pentru utilizatorii care nu folosesc aplicația Nexus Retail, se recomandă ca documentele primare ce trebuiesc operate să fie însoțite de situatii privind operațiunile introduse (vânzări pe cote de TVA, total bonuri, facturi clienti etc).
    • În cazul în care se va bifa căsuța Cerere rambursare TVA în D394 2016, se va deschide un combo cu cele 4 tipuri de achiziții de imobile ce trebuie raportate.
    Valorile acestora se vor completa de utilizator manual, urmând ca Nexus ERP să recalculeze automat celelalte valori.

    ATENTIE!!! Incepand cu noua versiune a declaratiei 394 , termenul de declaratie rectificativa a fost reinterpretat (nu exista optiune/bifa de declaratie rectificativa) ci REDEPUNERE declaratie pentru corectarea informatiilor deja transmise.

    Corectia datelor se va face exclusiv pentru datele transmise anterior printr-o declaratie valida. Mai precis daca s-au gresit niste sume, CUI eronate, denumiri gresite de parteneri etc – doar in acest caz se va depune o noua declaratie.

    In cazul documentelor primite ulterior depunerii unei declaratii, nu se va redepune declaratia aferenta lunii respective. Punctul nostru de vedere referitor la acest aspect este ca incepand cu data intrarii in vigoare a noii declaratii, facturile primite dupa depunerea declaratiei se vor inregistra in declaratia 394 la perioada in care sunt primite.

    Daca de exemplu s-a depus o declaratie 394 aferenta lunii iulie iar in luna septembrie se primeste o factura cu data de 10.07.2016, aceasta va fi inregistrata in sesiunea in care a fost primita/inregistrata, completand in pagina Optiuni a facturii furnizor campul Data emiterii cu data reala a facturii (pentru o evidenta interna, statistica).

    Avand in vedere aceste aspecte, trebuie acordata o mai mare atentie a manipularii documentelor, transmiterii/primirii lor. Aceasta deoarece in cazul depunerii de declaratii rectificative, contribuabilii intra intr-o clasa de risc mai mare din punct de vedere fiscal, fiind pasibili de un control.

    Aceste modificări sunt disponibile în Nexus ERP v.16.32.